Зона комфорта: задачи ведущего на велкоме

Свадеб без велком-зоны в 2018 году не будет, даже и в прошлом году уже таких не было. Все прекрасно понимают, что гости могут задержаться, и нужно дать им возможность собраться, не присаживаясь пока за столы. Возможно, свадьбы без велком-зоны какое-то время будут сохраняться в регионах, где все гости едут из ЗАГСа на одном большом автобусе. В такой ситуации велком-зона не нужна, потому что все приезжают в один момент, вместе садятся за столы, и начинается основная часть.

По моему мнению, в велком-зоне обязательно должен быть фуршетный стол, обязательно нужно место для обратной связи. Это может быть альбом, дерево пожеланий, стол пожеланий или фотографии, сделанные на полароид, с подписями. Все что угодно, но главное, чтобы гости там могли оставить свое мнение, отзывы и пожелания. Еще в современной велком-зоне обязательно предусматривается место для фотографий: пресс-волл, баннер или фотобудка, где гости могут сделать селфи или просто подурачиться. Остальные развлечения опциональны: это могут быть какие-то виртуальные локации и 3D-очки, напольные игры. В 2017 году стали популярны мастер-классы, когда люди делают сувениры, рисуют, готовят закуски, скручивают сигары, учатся у сомелье дегустировать вина. Тут уже все зависит от интересов самих ребят и того, от чего они кайфуют и что хотят предложить своим гостям.

Суть велком-зоны в том, что каждый гость, попав туда, может получить от ведущего ответы на три-четыре вопроса. Эти вопросы, может, еще не возникли, но хороший ведущий предвосхитит ожидания гостя и сам расскажет, что и где на площадке находится. Первое —  где можно привести себя в порядок. Второе — когда, куда и как надо отдавать подарок и стоит ли говорить тосты и речи. Третье — что делать с цветами, где ваза, где вода, куда поставить букет. Если будет церемония регистрации, то необходимо показать план рассадки или то место, где гость будет сидеть в основном зале.

Современный велком длится от получаса до полутора часов. Это зависит от величины города, от удаленности площадки и от того, как гости добираются: все вместе на автобусе или каждый приезжает самостоятельно. Обычно все гости приходят в разное время. Чтобы к назначенному времени, как к третьему звонку в театре, все оказались на своих местах, и нужен велком. А пока гости собираются, пришедшие слушают приятную музыку и могут перекусить за фуршетным столом с легкими закусками и приятными напитками.

В моей практике однажды начало мероприятия задержалось больше, чем на три часа. Это был новогодний корпоратив в пятницу вечером — из-за десятибалльных пробок доехать вовремя люди физически не могли. На свадьбах тоже бывают задержки. В этот момент ведущий может провести какую-то часть своих интерактивов, чтобы гости были в тонусе. Если ведущий видит, что гости общаются и увлечены чем-то: заполнением свадебного альбома, написанием пожеланий, фотографированием возле фотобудки или у пресс-волла, либо они заняты на каком-то мастер-классе, то он может не вмешиваться и лишь изредка анонсировать работу этих локаций. Но если пройден рубикон, когда все все сделали, то можно что-то потихонечку использовать из программы: задать вопросы о молодоженах, провести небольшой стендап. Причем заполнять это время надо так, как будто все так и должно быть, как будто влюбленные запланировали сначала провести некий опрос с гостями, а не потому, что откладывается начало.

Я убежден, что ведущий сам должен встречать гостей. В идеале — в тандеме с координаторами. Тогда координатор отвечает за технические вопросы: забрать букет, забрать подарок, если тот больших размеров, скоординировать по площадке и месту за столом. А ведущий отвечает за настроение: улыбка, бокал шампанского, рассказ о том, какие активности и развлечения ждут гостя.

Безусловно, велком — это огромная часть работы ведущего. Именно на велкоме он соотносит все те данные, что ему были присланы до свадебного ужина, с реальностью. Иногда бывает, что в анкете написано: этот гость будет веселиться до упаду! А у него что-то в жизни случилось, и он приехал грустный. Я всем ведущим советую работать на велкоме, потому что это лишняя возможность наладить контакт, познакомиться. Шутить здесь и сложно, и неуместно — надо просто быть тактичным, ненавязчивым, умеющим и вовремя подойти и ответить на вопрос, и вовремя удалиться, стать невидимым.