WeDoAgency: чаепитие с Евгенией Беспалой

Как организатору свадеб успевать во время насыщенного летнего сезона качественно готовить громкие мероприятия, угождать капризным невестам, контролировать ночные монтажи, а еще высыпаться, читать детям книжки на ночь и даже ездить с семьей в отпуск? О том, что лежит в основе тайм-менеджмента жены, мамы (в скором будущем уже дважды мамы) и при этом режиссера и руководителя одного из топовых московских агентств, мы расспросили Евгению Беспалую во время нашего традиционного чаепития.

WeDoAgency: Женя, сезон уже начался, и мы все чаще чувствуем нехватку времени как на работе, так и в личной жизни. Как ты с этим справляешься и какие инструменты тайм-менеджмента используешь?

Евгения Беспалая: Мой тайм-менеджмент начался ровно с того момента, как у меня появился первый ребенок. Если до этого я была вся такая летящая, много времени тратила на друзей, постоянно искала вдохновение, то с появлением семьи всё сильно изменилось. Сейчас я уже не могу себе позволить сидеть в офисе до ночи, убивая тем самым свой кпд. Я начала очень четко формулировать все цели и, прежде чем взяться за какое-то дело, несколько раз взвешиваю и анализирую, стоит ли это дело моего внимания именно в данный момент.

WеDoAgency: А ты когда-нибудь читала специальную литературу из серии «Как успеть всё?».

Евгения: Никогда ничего подобного не читала. Я же себя позиционировала как творческую личность, для которой нормально жить вне времени, без планов и графиков. К тому же, у меня раньше был бизнес-партнер, который закрывал все организационные вопросы. Но в один момент я осталась в бизнесе одна, да еще и стала мамой, на которую свалились и организационные, и творческие, и личные дела. Вот тогда я поняла что нужна четкая система управления временем. Сегодня мой рабочий день строится так: я прихожу в офис и составляю план всех рабочих вопросов, затем ранжирую их и выделяю для каждого дела определенный временной отрезок на текущий день или на неделю. У меня есть одно важное правило — на работе я занимаюсь только рабочими вопросами, я даже отключаю личный телефон, чтобы не отвлекаться на чаты с подружками и на личные дела. Я могу себе это позволить, так как я не коммуницирую с клиентами по личному телефону, это общение я переложила на своих менеджеров, что очень помогает мне экономить время на разговорах и концентрироваться на стратегических аспектах подготовки проекта. Я вижу общую картину, придумываю концепцию и контролирую ее исполнение, а менеджеры уже ведут переговоры с клиентом.

WeDoAgency: Делегирование, безусловно, наше всё. Но не всегда мы можем со спокойной душой поручить своему сотруднику серьезную часть проекта, всё равно требуется постоянный контроль. Как ты выстроила управление командой?

Евгения: Во-первых, я разделила свой рабочий день на четкие отрезки. У меня есть отдельные часы для совещаний с моими менеджерами, а есть время, когда они знают, что отвлекать меня нельзя. В эти моменты я берусь за какое-то дело и не встаю из-за стола, пока его не закрою. Во-вторых, конечно, делегирование. Раньше я все дела пыталась замкнуть на себе, аргументируя это тем, что лучше меня никто не справится. Но это путь в никуда, потому как если ты хочешь плодотворно работать и еще успевать жить, то остается только одно — грамотно распределять дела внутри своей команды! Безусловно, ты никому не сможешь передать полномочия провести первую встречу с клиентом, потому что ни один нанятый сотрудник никогда не расскажет про преимущества вашего бизнеса так, как вы сами! Клиент приходит за харизмой, за личностью, поэтому первую встречу я всегда провожу сама, а уже потом назначаю под каждый проект наиболее подходящего менеджера. Но если я буду сидеть на всех текущих встречах и постоянно общаться со всеми клиентами агентства, то я просто не смогу черпать вдохновение для проектов, не смогу уделять время своей семье.

WеDoAgency: А какое время, кстати, у тебя в течение дня остается на семью и на себя?

Евгения: Я встаю очень рано, везу ребенка в садик, а все личные дела, такие как маникюр или укладка, я делаю до 9 утра. Здесь очень важно, чтобы вся необходимая инфраструктура была рядом с домом или офисом. К логистике я, кстати, очень серьезно отношусь и никогда не буду назначать встречу в том месте и в то время, где и когда я гарантированно попаду в пробку. Если нет авралов, то рабочий день у меня заканчивается примерно в 8 вечера и я мчусь домой отпускать бабушек и нянь. До беременности у меня еще в списке обязательных личных дел всегда были тренировки. Я вообще считаю спорт одним из ключевых факторов тайм-менеджмента, поскольку он очень дисциплинирует!

WеDoAgency: Дисциплинирует и выделяет эндорфин, чтобы мы были счастливы и нам хотелось работать даже по ночам! Скажи, ты всё же отделяешь личную жизнь от работы или твой бизнес- это life style? Вот в тот момент, когда ты бежишь отпускать няню, ты еще можешь отвечать на рабочие звонки или уже нет?


Евгения: Я всё же творческий человек, поэтому никогда не отключаюсь от работы полностью. По-хорошему, когда ты приезжаешь домой, ты вроде как должен переключить всё свое внимание на мужа и детей, но если у меня в голове витает гениальная идея, то я и дома продолжаю эту идею «проживать». А по поводу поздних звонков, мы же работаем в клиентском бизнесе, мы должны на них отвечать. Именно поэтому я и сняла с себя всю коммуникацию с клиентами и переложила её на свой менеджмент.

WеDoAgency: Cчитаешь, что мы должны в 12 ночи отвечать молодоженам, если это, конечно, не вопрос жизни и смерти? Может быть, все же нужно начать воспитывать клиентов? Да, у нас клиентский бизнес, но и в нём есть место этическим нормам.

Евгения: Безусловно, их нужно воспитывать! У меня был клиент, который позволял себе звонить мне в 3 утра, а я тогда считала своим долгом ему моментально отвечать, в надежде, что он оценит такой сервис. Но когда однажды я в 9 утра получила от него гневный звонок, мол, почему вы всё еще не ответили на письмо, которое я направил вам в 5 утра, я поняла, что такое поведение нужно пресекать. Тут важно интуитивно чувствовать клиента. Если поздний звонок — это единичный случай, то, конечно, можно ответить. Если же понимаешь, что тебе начинают «садиться на шею», то это другой разговор.

WeDoAgency: Телефон — это и наш основной рабочий инструмент и одновременно страшный «пожиратель» нашего драгоценного времени. Как у тебя с «зависанием» в социальных сетях?

Евгения: Я бы давно с удовольствием удалила бы свои профили везде, если бы не особенность нашей работы. Конечно, можно и это делегировать специальному social — media менеджеру, но мы и сами должны быть в курсе всего, что происходит в мире, на нашем рынке. Кроме того, именно социальные сети часто становятся источником вдохновения.

WеDoAgency: Мы для себя решили этот вопрос так: четко регламентируем время на публикации и просмотр ленты — 20 минут утром и 20 минут перед сном.

Евгения: А у меня это обычно происходит, когда вся семья уже спит. Я просматриваю френд-ленту и заодно планирую дела на следующий день.

WeDoAgency: Ты используешь digital приложения-планировщики?

Евгения: Я жуткий ортодокс в этом плане, люблю ежедневники и бумажные книги. Я считаю, что если я что-то пишу от руки, то вкладываю смысл и энергию в каждую строчку, закладываю какую-то философию. Я даже купила себе красивый ежедневник с мотивирующими цитатами на каждый день.

WeDoAgency: Интересно, а мы наоборот адепты digital- культуры. Сейчас активно используем приложение Doit.im, в котором удобно разделять все крупные проекты на маленькие задачи и шаги. Хотя, конечно, с любым планировщиком мы все не застрахованы от форс-мажоров. Например, ты себе запланировал несколько важных дел по свадьбе, а тут вмешиваются обстоятельства из вне и всё рушится. Вот как ты справляешься с такими ситуациями во время подготовки к проектам?

Евгения: Я вообще очень люблю форс-мажоры и адреналин! Когда-то я закончила курсы НЛП (нейролингвистическое программирование), правда, манипулировать людьми я так и не научилась, но получила очень важное умение — дистанцироваться от проблемы. Конечно, в момент, когда у тебя все рушится и ты в эпицентре, сложно принять какое-то трезвое решение и не поддаться панике. Методика НЛП в таких случаях предлагает представить свою проблему очень маленькой, мысленно «отлететь» далеко и высоко, чтобы посмотреть на эту проблему сверху из космоса и понять, какая же она крошечная и никчемная по сравнению с нашей Вселенной. Это понимание моментально так отрезвляет, что ты тут же находишь правильное решение!

WеDoAgency: Прекрасная методика! Не зависать, не паниковать, а рассудительно действовать!

Евгения: Конечно, потому что по сути ничего глобального, ужасного и смертельного не произойдет! Как говорит мой муж, чтобы быть сильным по жизни и уметь принимать серьезные решения, надо расслабиться. В этом сезоне в связи с беременностью я осознанно взяла мало проектов, отдавая себе отчет в том, что кпд женщины в положении немного снижается. А поскольку наше агентство уже находится на очень высоком уровне сервиса, то выпускать плохой продукт мы просто не имеем права. Поэтому, если сейчас ко мне придет сложный миллиардный проект, вероятнее всего, я от него откажусь. Лучше не сделать совсем, чем сделать плохо. Мы берем на себя колоссальную ответственность за очень важный день в жизни других людей. Я считаю, что мое решение провести один сезон в более спокойном ритме, чем предыдущий, никак не отразится на моем бизнесе и на наших будущих проектах. Я уверена, что если у тебя нет стремления просто «набить карман» и в своем деле ты видишь некое высшее предназначение, а не просто деньги, то у тебя всегда будет работа, всегда будет достаточное количество клиентов.

WеDoAgency: Нам очень близок твой подход. Ты изучаешь какую-то конкретную философию?

Евгения: Просто я по гороскопу Рыба! (смеется) Считается, что именно у Рыб очень сильно развита интуиция, связь с космосом. Я всегда прислушиваюсь к пространству, очень много визуализирую, люблю тишину, поэтому никогда не слушаю музыку в машине, она мне мешает мечтать. Я себя называю профессиональным мечтателем, потому что за воплощения этих мечт мне платят деньги. Мне очень близок буддизм. Сейчас я читаю книгу «Путь истинного лидера», в которой Далай-лама рассказывает о том, как можно буддистские теории применять в бизнесе. А еще те самые курсы НЛП мне помогли не столько в управлении другими людьми, сколько в управлении собой и пространством вокруг.

WеDoAgency: А как ты делаешь перезагрузку между проектами? Где ты черпаешь энергию, которую мы так активно отдаем клиентам?

Евгения: Меня спасают дети и спорт. Как ни странно, и на то и на другое ты вроде бы тратишь много физических сил, но они возвращаются к тебе сторицей. Еще я очень люблю ходить на квартирники, на выставки, на встречи с творческими людьми. Чтение мотивирующих книг тоже дает энергию действовать. Недавно, например, я прочитала книгу «Три чашки чая» о человеке, который смог многое вокруг себя изменить, такие истории вдохновляют. Непосредственно после окончания проекта, когда энергетическое истощение на пике, я часто уезжаю куда-то одна на целые сутки, чтобы выспаться, погулять, почитать. После этого мне уже хочется как можно скорее погрузиться в новый проект, который тоже можно считать своеобразной перезагрузкой.

WeDoAgency: Женя, с тобой так интересно беседовать, что мы можем это делать бесконечно, но пора подвести итоги. Давай выделим основные тезисы тайм-менеджмента для женщин в нашей event — индустрии.
Итак, это:
— анализировать каждое дело, прежде чем взяться за него;
— на работе заниматься только рабочими делами и не отвлекаться на личные разговоры;
— составлять четкий план на неделю и на день;
— делегировать помощникам и личные, и рабочие дела;
— грамотно строить логистику своего дня, чтобы избегать пробок и лишних перемещений;
— дистанцироваться от проблемы для принятия трезвого решения;
— регламентировать посещение социальных сетей;
— расслабиться и получать удовольствие от своей работы;
— находить свои источники для вдохновения и мотивации.

Евгения: А еще очень важный фактор, который помогает женщине успешно совмещать работу и счастливую личную жизнь — это понимающий муж, который будет готов к тому, что вы, даже будучи беременной, можете приходить домой ночью после монтажа или до утра сидеть за сценарием. Если супруг не принимает такую концепцию, то у вас ничего не получится!

Свадебное агентство: WeDoAgency
Свадебное агентство: WE production
Фотограф: Дима Горбунов
Площадка: ресторан Argo