Все, что нужно знать при планировании свадьбы за границей

Часто парам интересна возможность проведения официальной свадебной церемонии за границей. И это возможно сделать, если заранее подготовиться к более сложной системе документооборота, с которой неизбежно придется столкнуться.

Выбор страны диктует определенные правила и ограничения, которые будут связаны не только с непосредственным бракосочетанием. И тут незаменим опыт профессионалов.

Следующий момент, который надо обязательно продумать, — это политика расчетов с заграничными подрядчиками.

Важно знать и те моменты, которые будут влиять как на подготовительный процесс задолго до свадьбы, так и на ход предварительных работ непосредственно перед вашим мероприятием.

Один раз за три недели до свадьбы нам отказались предоставить в аренду стулья: сказали, что мы обратились слишком поздно. Стулья на нашу дату были свободны, но никакие уговоры не подействовали. Нам такое понять вообще сложно. Еще один случай: за месяц отказались сделать печать на ковре. Опять же — слишком поздно сделали заявку. В Москве такая печать занимает от силы неделю. Отдельная история с цветами. Для свадеб в Италии я трачу минимум день на составление таблицы, в которой прописаны все сорта нужных нам цветов и приложены фото. Потому что персиковые пионы вполне могут оказаться ярко-розовыми, и вам попытаются отдать их со словами: «это же почти персиковый». Поэтому нужно обязательно заказывать тестовые пачки цветов. И если цветовая гамма композиций сложная, то приходится заказывать по пачке каждого вида цветка.

Чтобы организовать выезд в другую страну для всех гостей и сделать этот процесс комфортным, требуется тщательная предварительная подготовка и внимание к деталям.

Было важно, чтобы все гости чувствовали себя комфортно, поэтому организаторы при подготовке к свадьбе на Бали проделали ряд полезных вещей:
— были сделаны максимально информативными приглашения;
— каждый гость был обеспечен индивидуальным трансфером до отеля с табличкой, где были отрисованы имена ребят и дата свадьбы;
— в номерах гостей ждала подробная программа праздника с местным телефоном координатора свадьбы;
— каждого из гостей в отеле встречал пакет с подарками от пары: местное натуральное мыло-скраб, чтобы подготовить кожу к загару, футболка для послесвадебного дня, красивый конверт-открытка для подарков с акварельной отрисовкой образов пары;
— для девушек в отеле, где остановились все гости, была подготовлена комната с качественными отпаривателями. А в день свадьбы были приглашены лучшие балийские стилисты, чтобы сделать мейк-ап и прическу;
—до мероприятия представители агентства консультировали по телефону и по всем средствам оперативной электронной связи гостей на предмет дресс-кода и обуви, с учетом того, что свадебная церемония проходила на пляже. После церемонии или после танцпола, который тоже был на пляже, балийские девушки помогали гостям омыть ноги в цветочных каменных ванночках, чтобы вернуться за стол в праздничной обуви.

При организации свадьбы за рубежом нужно быть готовыми к тому, что работа некоторых выбранных вами профессионалов будет строится иначе. Им потребуется выезд в выбранную вами страну для инспекции площадки и знакомства с местом. В противном случае есть риск столкнуться с непредвиденными ситуациями.

Однажды мы с организаторами выбрали место для церемонии по фото, которое было предоставлено менеджером локации: шикарная калитка в саду. Приезжаем на площадку за несколько дней до свадьбы, начинаем искать на вилле эту калитку и не находим. Спрашиваем у стаффа, они ведут нас к этой калитке, и оказывается, что она была сфотографирована со стороны проезжей части, то есть стулья мы, по идее, должны поставить на дорогу. В итоге мы вообще поменяли концепт церемонии за полтора дня до свадьбы. Это было старое шато, мы нашли витражи XVIII века, и все получилось красиво, но это экстрим. Специфика свадеб за границей в том, что место само по себе выбирается красивое, поэтому надо просто подчеркнуть его. Не нужны какие-то объемные бутафорские декорации, достаточно цветочного оформления и тщательно подобранного текстиля и аксессуаров, но все это должно идеально сочетаться с площадкой. Поэтому увидеть ее обязательно следует заранее. И еще — наполнить декор деталями, которые будут гармонично пересекаться с этим местом.

Перед парой и организаторами всегда встает вопрос, каких подрядчиков искать на месте, а каких лучше привезти из родного города. Как правило, организаторы, фотограф, видеограф, декоратор, часто стилист вывозятся для командной работы за границу, потому что работа с иностранными профессионалами не гарантирует ожидаемый результат. При этом условия для работы за границей у большинства профессионалов не отличаются от условий работы в Москве за исключением надбавочной стоимости за проживание. Но есть более тонкий нюанс: обычно декоратор работает не один, а с командой. Как же быть в этом случае?

При организации свадьбы за рубежом часто привлекают местных подрядчиков, но зачастую декораторы принимают решение провести основную часть работ своими силами. Команда в Италии (прим.: совместная работа со свадебным агентством «Карамель) состояла из флористов, специалистов по монтажу и менеджера проекта, свободно владеющего итальянским языком. Именно это помогло избежать многих проблем. Оформители приехали за пять дней до свадьбы, поскольку большую часть декораций необходимо было изготовить непосредственно на месте. Несмотря на то, что проект был выдержан в классической стилистике, не все элементы удалось найти в аренду в Италии. Вручную изготавливались стойки для церемонии, которые мастера собирали и красили прямо во дворе домика, который был арендован на время проекта. С собой декораторы привезли небольшую часть декора — то, что возможно было взять на борт самолета, поэтому максимально использовали арендованный. За недостающими деталями и важными мелочами отправились в лавки местных мастеров. Блюда, кувшины, вазоны, расписанные в традиционной итальянской технике, стали настоящей находкой.

Транспортировка декора — это отдельная тема, которая для декораторов, создающих масштабное оформление, часто становится проблемой.

При транспортировке декора нужно очень хорошо продумывать логистику, рассчитывать перевесы. У каждой транспортной и авиакомпании свои расценки. Например, мы перевезли компанией Air Moldova негабарит весом 30 килограмм за 20 тысяч рублей. Это очень дешево, потому что обычно перегруз оценивается примерно в 50 долларов за килограмм. Проблемы с вывозом могут возникнуть в Черногории и Хорватии. Когда мы делали там оформление, то организаторы заранее искали «своего человека», который встретил бы нас сразу по прилету и обклеил багаж бирками «дипломатическая почта». Мы знали, что нас встретят, но не представляю, как быть, если не заручиться такой вот помощью. Вообще если багаж очень объемный, то логичнее воспользоваться услугами транспортной компании. Хотя, конечно, это будет дороже и усложнит весь процесс. Поэтому, на мой взгляд, это еще одна особенность — нужно изначально, чуть ли не при составлении дизайн-проекта, понимать, что вы повезете с собой, а что будете покупать или делать на месте.

Если работа российских профессионалов не обойдется вам намного дороже, а в исключительных случаях, при большой заинтересованности тех или иных профессионалов в работе за границей, стоимость проживания может быть компенсирована скидкой на работу (правда, не в самые «горячие» даты), то с затратами на оформление все гораздо сложнее.

Если свадьба в родном городе проходит чаще всего в один день, а иногда в два (день торжества и последующий бранч), то за границей гости, как правило, приезжают на день раньше, и стоит позаботиться о том, как организовать теплый прием. Обычно поступают следующим образом: предлагают гостям за ужином познакомиться друг с другом и с местной кухней, пообщаться в теплой атмосфере и проникнуться традициями страны.

Прибывших за день до свадьбы гостей встретили организаторы, разместили их в роскошных номерах виллы и пригласили на приветственный ужин в ресторан на острове св. Стефана. Во время фуршета гостей развлекал колоритный гитарный ансамбль, а шеф-повар угощал всех традиционными черногорскими закусками: прошутто с дыней, оливками в соли, осьминогами на гриле. Вечер прошел очень душевно и камерно, без лишнего шума, ведь на следующий день гостей ждал настоящий сказочный бал, и нужно было отдохнуть перед его началом.

После основного торжества можно придумать программу для гостей, которая будет состоять из посещений знаковых мест выбранного города, знакомством с его колоритом и различными экскурсиями на ваше усмотрение. Организовать отдых можно как в спокойном, так и в очень насыщенном ритме. Все зависит от ваших пожеланий.

Второй день свадьбы в Сорренто принес гостям увлекательное приключение: восхождение на вершину вулкана Везувий, поездку в Помпеи и на местные виноградники. Для свадебного дня был выбран отель с самой долгой историей в Сорренто — Grand Hotel Cocumella. Отель находится в вулканической зоне. Там действуют особые правила поведения, но зато и ощущения у гостей остались совершенно непередаваемые.

Мы уже затронули эту тему в начале, описывая нюансы, к которым нужно быть готовыми при организации свадьбы за границей. Нужно знать, что особенности эти коснутся не только подготовительной части, но и самого свадебного дня. Поэтому, если принятые в стране нормы организации ужина и подход к некоторым вопросам вас не устраивают, заранее нужно четко договариваться об обратном.

На многих российских свадьбах начали организовывать красивую европейскую подачу, которая подразумевает вынос блюд курсами. Это стало модным. Но, тем не менее, мы все равно интерпретируем этот способ на свой собственный лад, не беря в расчет все детали. Когда мы делали свадьбу в Черногории, то договорились, что у нас будет подача холодных закусок в стол, далее курсы: горячие закуски, горячее, десерт. Каково же было наше удивление, когда через 40 минут после начала свадьбы мы увидели, что официанты уносят обратно на кухню тарелки с холодными закусками. Оказалось, что когда проходит курс холодных закусок и должны появиться горячие, все первые блюда со стола убирают. В итоге мы в срочном порядке договорились с банкетным менеджером, чтобы повара подготовили еще раз блюда с холодными закусками, и их вновь подали на столы. Теперь мы всегда прописываем один из вариантов: либо холодные закуски на столах постоянно обновляются, либо не убираются в течение пары часов. Такая же ситуация была и с алкоголем. Мы знаем, что ставить бутылки «в стол» считается моветоном: официант должен постоянно доливать напитки в бокалы. Опять же, это чисто российская интерпретация. В Европе принято забирать пустой бокал и приносить новый с напитком (особенно если вы заказали «открытый бар» на вашу свадьбу). Это не всегда привычно и удобно российскому человеку, особенно учитывая скорость наших тостов. Поэтому следует договориться заранее, чтобы определенные напитки доливали в бокалы.

Свадебный организатор Аледжиа Сычёва
Свадебное агентство Safit Event Agency
Свадебное агентство Special Wedding
Свадебное агентство Special Day
Свадебное агентство Ajur Wedding
Свадебное агентство NOVA Wedding&Event
Свадебное агентство «Карамель»
Свадебное агентство «V.A.DAY»
Свадебная студия «Для Двоих»
Свадебное агентство BM Weddings & Events
Студия декора Lid’s Eventhouse
Студия декора Wedding decor&flowers by Dina Yakushina