В Россию с любовью: как организовать свадьбу в Питере, если вы живете в другом городе или стране

В период самоизоляции мы продолжали и продолжаем заниматься подготовкой свадеб в 2020 и 2021. Для нас важно поддерживать наши пары и вселять уверенность, что все будет хорошо. Поэтому все планирование и общение было полностью перенесено в онлайн-формат, чтобы не останавливать процесс. Для нас это не было новинкой, мы уже много лет работаем в таком формате с парами из Европы и других стран. Поэтому весь процесс давно отлажен и не дает сбоев!

Чаще всего ребята приезжают в Питер пару раз за весь процесс подготовки, есть пары, которые приезжают только один раз и сразу на свадьбу. Подготовка свадьбы онлайн сокращает количество времени, так как все обсуждение/встречи проходят в Zoom или WhatsApp. Вы не тратите время на дорогу, чтобы оказаться на встрече и как правило, гораздо проще всех состыковать. Например, очень грамотно, когда на встрече присутствуют пара, организаторы, фото, видео, ведущий, локация и проектный менеджер по декору. Это позволяет учесть все мнения и выбрать лучшее решение для свадьбы. В обычное время такие масштабные встречи проходят нечасто.

В процессе общения мы используем те приложения, которые удобны для наших пар, чтобы им было комфортно с технической стороны. Выбирая локацию, ребята получают видео и фото, если есть необходимость, мы выходим в прямой эфир с площадки, чтобы показать все закутки и то, что не покажут в рекламных роликах.

В прошлом году у нас была пара из Мюнхена, ребята ни разу не приехали в Петербург до свадьбы. Они обратились к нам за полгода, и мы сразу почувствовали друг друга, поняли, что на одной волне. Все общение шло в WhatsApp и по почте.

Изначально мы рассматривали два варианта площадок: практически 2/3 гостей прилетали из разных стран, именно поэтому мы думали о разном возможном количестве приглашенных. Но после получения гостями «save the date» определились и с количеством, и с локацией. Кстати, любовь с площадкой произошла у ребят с первого взгляда, и как они позже рассказывали, мысленно они хотели ее, несмотря на то что, там помещалось максимум 80 гостей.

Мы регулярно созванивались раз в неделю и обсуждали текущую подготовку и будущие вопросы. Конечно, это не исключало активную переписку, мы делились идеями, искали лучшие решения и по бюджету, и по качеству.
Ребята прилетели в Питер за 3 дня до свадьбы, и мы успели провести дегустацию банкетного меню и утвердить начинки для торта благодаря ресурсам и мобильности площадки. А еще снять лавстори, погулять по ночному городу и сделать пробный макияж и прическу невесте.

Все было четко спланировано и заранее согласовано, поэтому весь процесс шел на одном дыхании, это было здорово!
Свадьба была потрясающая, веселая, местами романтичная, очень насыщенная и совсем не суетная. Все получали максимум удовольствия от этого дня. И гости, и пара, и вся наша международная команда, которая работала на этом проекте.

Организаторы: Апельсин Wedding Company
Ведущий: Клим Терехов
Фотограф: Андрей Радаев
Стилист: Маргарита Ишханова
Площадка: Невесомость

Еще одна потрясающая пара из Москвы, вся подготовка проходила онлайн. Но ребята смогли приехать два раза в Питер — в первый раз, когда мы утверждали площадки, выездная церемония и банкет проходили в разных местах, и второй раз за месяц до свадьбы, чтобы сделать пробный макияж и насладиться весенним Питером. Вся подготовка заняла 3 месяца. Но несмотря на небольшой период времени на планирование свадьбы, она получилась необычная, уникальная — целиком и полностью отражающая характер и образ пары.

Кстати, в основном мы общались в WhatsApp, иногда созванивались, чтобы обсудить творческие идеи и устроить мозговой штурм.
Свадьба получилась абсолютно индивидуальной, стильной, что отражалось в каждой детали и в каждом событии.

Организаторы: Апельсин Wedding Company
Фотограф: Алексей Кузнецов
Стилист: Маргарита Ишханова
Площадка: Renaissance St. Petersburg Baltic Hotel

Дистанционная подготовка отвечает всем требованиям современного мира с быстрым ритмом жизни. Возможности онлайн—сервиса безграничны и при необходимости мы проводим WhatsApp, Skype и Zoom видеоконференции, переписываемся в почте, подписываем документы онлайн. Все, что необходимо для этого, — мобильный интернет и смартфон. Это никак не сказывается на качестве мероприятия, а для клиента такой подход колоссально экономит время. Единственное, где мы советуем присутствовать лично, — выбор площадки. Но и при отсутствии такой возможности у клиента есть выход: мы высылаем фото, видео, 3D-туры с каждой площадки, чтобы пара видела все нюансы.

Мы уже давно практикуем дистанционную подготовку с парами, и одной из таких была свадьба Марины и Льва, организованная дистанционно всего за 1,5 месяца. Ребята приехали на личное знакомство с нами из Мурманска, а дальше полностью доверились нам и вернулись в Петербург только накануне свадьбы. Для Льва и Марины была организована свадьба «одной локации». Сборы, выездная церемония и банкет проходили в отеле «Введенский». Место было выбрано не случайно, ведь именно в этом месте молодожены часто останавливаются, когда приезжают в Петербург. Когда история города неразрывно связана с историей вашей любви, то непременно нужно это отметить. Что может быть лучше утра невесты? Только утро невесты с панорамным видом на город! А для главной съемки в самый волшебный день был выбран парадный Петербург!

У нас был опыт проведения свадеб с полностью онлайн-планированием, и такой формат всегда давал хороший результат. Все встречи — с организаторами, фотографами, ведущими, видеографами — в современном мире легко можно проводить онлайн, без личного контакта. Однако, если есть такая возможность, то мы все же рекомендуем приехать и посмотреть вживую площадки. Можно совместить это с небольшим отпуском или уикендом в Петербурге — прогуляться по городу, пожить в отеле, в котором вы хотели бы, к примеру, провести свадебный день, побродить по улочкам или крышам, устроить предсвадебную фотосъемку в формате love story, устроить дегустацию.

Если все же возможности или времени на поездку нет — не расстраивайтесь, организатор всегда может приехать на площадку вместо вас и устроить оттуда сеанс онлайнсвязи, чтобы вы на все посмотрели «своими» глазами.

Свадьба Павла и Натальи Могилевец проходила в декабре, а общение с невестой мы начали в мае. Пара на момент подготовки к свадьбе жила в другом городе, хотя какое-то время до этого они жили в Петербурге. За время подготовки к свадьбе невеста несколько раз приезжала в Петербург, и мы вместе с ней ездили на выбранную уже на тот момент площадку, встречались, чтобы обсудить детали оформления, тайминга свадебного дня, разрабатывали концепцию, рассадку, дизайн и верстку приглашений. С женихом мы встретились уже непосредственно в день свадьбы. Также в один из приездов Наталья и Павел проводили фотосъемку в формате love story.

Свадьба была очень пышная и красивая. В качестве места проведения был выбран замок БИП — это бутик-отель, находящийся в здании восстановленного замка Павла I. Многие гости приехали из других городов на свадьбу, и для всех до самого последнего момента оставалось тайной место проведения свадебного ужина. Всем гостям было сказано, что им необходимо взять вещи для ночевки, но никто не знал, где и в каком месте им предстоит остановиться на ночь. Сама церемония регистрации проходила во Дворце Бракосочетания, где наши координаторы раздавали гостям карточки с адресом свадебного ужина. Такой формат таинственности очень соответствовал месту проведения свадьбы. Несмотря на масштаб, очень плотную развлекательную программу и приглашенных звезд, свадьба получилась очень душевной и веселой. Все гости остались довольны.

Русско-норвежская свадьба Йоргена и Наталии проходила в Петербурге в сентябре, а обратилась к нам пара чуть меньше, чем за год до самого мероприятия. Наталья родилась в Петербурге, но живет вместе с Йоргеном сейчас в Осло. За период подготовки ребята дважды прилетали в Петербург: первый раз на рождественские каникулы (это время мы посвятили выбору и просмотру площадок), а второй раз — на пасхальные, в апреле. Во второй приезд пары мы отдали Наталье и Йоргену заранее разработанные и напечатанные приглашения, чтобы они смогли передать их гостям, встретились с фотографом, обсудили все ключевые вопросы, а также провели фотосессию в формате прогулки по городу. Нам повезло, что в апреле была уже теплая, весенняя погода.

Большинство гостей прилетели на свадьбу из Норвегии. Для них это было большим и волнительным событием. Сама регистрация проходила во Дворце Бракосочетания, а ужин — в одном из петербургских особняков. Гости были поражены красотой города, а также места, где проходил свадебный ужин. Кроме этого, перед официальной регистрацией мы устроили небольшую прогулку для гостей.

Пара и гости остались в восторге от свадьбы, а фотографии, которые были готовы чуть позже, мы отправили Йоргену и Наталье в красивой коробке по почте в Осло.

Русско-испанская свадьба Андреса и Марии проходила в июле, а пара обратилась к нам за 2-3 месяца. Мария родилась в Петербурге, где до сих пор живет ее семья, но вместе с Андресом они проживают в Мадриде. На свадьбе планировалось 70 гостей, 50 из которых — из Испании и лишь 20— из Петербурга. Всю подготовку мы вели онлайн, даже приглашения, разработанные и напечатанные в Петербурге, отправляли в Испанию. Встретились мы с парой уже непосредственно накануне самого мероприятия. Это была самая «долгогулящая» свадьба в нашем опыте. Испанские гости до 5 утра без устали танцевали фламенко — это было невероятно. Все гости остались в восторге от Петербурга и свадьбы.

Конкретно для нашего агентства удаленная подготовка к свадьбе не является каким-то новым опытом. Дело в том, что около половины наших клиентов — это экспаты, празднующие свадьбу в России. А значит, и в «рядовом» режиме такая подготовка ведется, как правило, удаленно. Ситуация в мире показала, что в удаленной работе много плюсов, и по большому счету таким образом можно успешно проводить встречи и принимать важные решения. Для нас же и наших клиентов мало что поменялось.

Однако есть ряд моментов, которые, как бы ни хотелось, удаленно не решить. Например, дегустация меню, репетиция свадебного образа, обсуждения декораций, когда ты держишь в руках распечатанные эскизы, дают совершенно другие ощущения, нежели обсуждение в зуме. Поэтому в этих вопросах мы смиренно ждем полного снятия ограничений, чтобы предоставить клиентам всю полноту ощущений от свадебной подготовки.
Нашим основным каналом связи с клиентами всегда была и остается официальная переписка по почте. Как правило, к ней подключается WhatsApp для решения быстрых вопросов и удаленных дискуссий, быстрого обмена информацией. И в случае с удаленной подготовкой подключаются видеоконференции. Чаще всего это Skype либо Zoom.
Каждый год мы готовим до 50% свадеб удаленно.

Первая свадьба «Без границ» проходила в Эстонии. Это был как раз особенный случай, поскольку пара находилась в Эстонии, а мы — в России. Вся подготовка велась удаленно по почте и скайпу. Мы дважды выезжали на площадку, чтобы уточнить некоторые детали, благо это рядом и очень доступно.

Вторая, «Легкость бытия», — классический формат свадьбы. Пара живет в Амстердаме. Она русская, он — голландец. За время подготовки они дважды приезжали в Россию, чтобы лично принять участие в подготовке.

При удаленной подготовке мы рекомендуем иметь чуть больше времени в запасе, чем обычно. Для классической оффлайн-подготовки комфортный минимальный срок составляет 2-3 месяца. А для удаленной — 5-6 месяцев. Конечно, можно все успеть и за меньшие сроки, но это уже экстремальный формат.

При удаленной подготовке мы рекомендуем парам дважды приехать в Россию. Первый раз — для инспекции площадок и по возможности встречи с ключевыми подрядчиками. Второй раз — для дегустации меню, репетиции свадебного образа и по возможности презентации концепции по декору.

В любом случае с хорошим организатором и выстроенными процессами подготовка к свадьбе проходит комфортно и интересно, независимо от того, находитесь вы в одном месте или нет.