Свадебное агентство «Два апельсина»: «У каждого профессионала должна быть налажена система работы»

Руководитель свадебного агентства «Два апельсина» Анжелика Вартересян в своем интервью рассказала о школе, которую компания организовала в прошлом году, поделилась некоторыми инсайдами этой работы и своим мнением насчет системного подхода к организации свадеб.

Анжелика, расскажи про концепцию создания вашего офиса.

Когда мы думали над тем, каким должно быть наше рабочее место, то решили организовать такое пространство, в котором рабочая обстановка будет очень комфортной и уютной. Мы придерживаемся идеологии, что работать нужно не по какому-то определенному графику или определенное количество времени, а исключительно на результат. Судя по тому, что именно так и работает каждый сотрудник нашей компании, нам такую обстановку создать удалось. Здесь есть разные рабочие места: и за столом, и на пуфике, и на подоконнике, есть кухня, есть уютная переговорная, где мы сейчас как раз и находимся.

«За внешним антуражем всегда стоит титаническая работа, которая может быть грамотно сделана только при знании технологий»

В прошлом году вы были очень активно заняты школой, расскажи об этом. Почему вы решили сделать собственную обучающую программу? И как все прошло?

Идея основать школу родилась в голове после того, как пару лет назад на одном из мероприятий мы прочитали лекцию, посвященную теме чек-листов. Она вызвала колоссальный резонанс, и оказалось, что этот вопрос очень актуален для рынка. Тогда мы начали проводить свои вебинары и семинары, посвященные различным методикам работы в свадебном бизнесе. У агентств свои технологии, но так как зачастую данная информация закрыта, получить полезные знания в этой области крайне сложно. Коллеги на различных мастер-классах делятся в основном тем, как была создана концепция и как разрабатывалась идея, не желая разглашать сами принципы и техники работы. На деле же это целые системы по организации бизнес-процессов и созданию проектных команд. Именно эти вопросы волнуют растущий рынок организаторов, и в рамках нашей школы мы честно делимся своими наработками. Это множество прикладных схем, таблиц и чек-листов. За внешним антуражем всегда стоит титаническая работа, которая может быть грамотно сделана только при знании и применении технологий.

Давай рассмотрим на примере один элемент свадебного дня. Скажем, выездную регистрацию. Расскажи, знание каких технологий и соблюдение каких правил необходимы при ее организации?

Что такое выездная регистрация для новичка? Стоит регистратор, под музыку выходит пара, ведущий передает микрофон. После того, как церемония закончилась, гости дарят цветы, потом всех рассаживают в зале. Казалось бы, схема проста и понятна. Но существует множество нюансов, которые приходят с опытом. Вот некоторые, без которых нельзя обойтись.

Первым делом составляется сценарный план, включая клятвы и персональный текст для регистратора. Далее — подробный тайминг, расписанный по минутам. Делается это для того, чтобы в церемонии не было пауз, не нарушалась последовательность, ведь с ней нельзя затягивать, и все должно быть в правильной динамике.

Перед церемонией обязательно нужно провести планерки с ведущим, регистратором и съемочной командой (лучше за несколько дней), а по необходимости на месте еще раз обсудить важные детали.

До свадьбы каждому участнику (подрядчику) нужно отправить письмо-презентацию со всеми нюансами. К примеру, для фотографа мы готовим информацию с описанием концепции, эскизами, фотографией родителей, чек-листом снимков, которые он обязательно должен сделать (обычно такая презентация делается для всего дня, не только для церемонии).

Важно утвердить плей-лист для ди-джея на церемонию не только на выход участников, но и на блок «вручение цветов и подарков», поскольку динамика фоновой музыки может влиять на скорость этого процесса. Необходимо продумать работу «отряда координаторов» на церемонии, чтобы незаметно и спокойно сопроводить гостей в зону банкета после вручения подарков и т.д.

А к каким еще позициям прикрепляются отдельные координаторы?

Все координаторы разделены по функциональным зонам. То есть в каждом месте, где происходит какое-либо действие, есть контролирующий его человек. Один координатор работает на сборах невесты, есть фото/видео координатор, те, кто работает с артистами, с гостями, с банкетной службой, есть отдельный человек, который открывает и закрывает площадку. И, конечно, самый главный — босс всех координаторов.

Насколько мне известно, в крупных агентствах налажена своя система работы. Но если говорить о других специалистах, то так ли это важно и какие она подразумевает технологии?

У каждого профессионала непременно должна быть выстроена система работы. Крайне важно, чтобы она прослеживалась во всем. В зависимости от услуг, которые предоставляет тот или иной подрядчик, могут быть разные технологии, но это всегда – качественный сервис для клиента, умение правильно себя презентовать на первой встрече, выполнение всех своих обязательств, четкий пакет документов.

В свадебной сфере абсолютно все зависит от людей. Пара всегда делает выбор в пользу конкретного ведущего, определенного фотографа. А человеческий фактор неизбежен. В случае, если, например, ведущий не может работать на мероприятии, то как обеспечить этот самый сервис со стороны агентства?

Когда клиент выбирает то или иное агентство, вполне естественно, что в процессе работы складываются доверительные отношения. Поэтому при возникновении форс-мажорных обстоятельств или даже смене подрядчика он полностью полагается на решение профессионалов. Со своей стороны, мы как агентство быстро находим замену, которая выше по уровню, при этом разницу в стоимости покрываем самостоятельно. Однажды у нас был случай, когда за два часа до свадьбы видеограф сообщил, что не сможет приехать. И нам удалось найти другую команду. Да, она была в два раза дороже, но у невесты с женихом даже не возникло сомнений, что они получили самый лучший из всех возможных вариантов.

Анжелика, возвращаясь к школе, какой фитбек вы получили после ее проведения?

Обучение на курсе прошли 16 организаторов, и все отзывы были исключительно положительными. Это была сильная базовая программа, но, сделав для себя определенные выводы, мы поняли, как и что можем улучшить. Кроме того, в будущем мы решили расширяться и немного изменить формат. Есть идея приглашать различных спикеров извне, чтобы они могли делиться с организаторами полезными знаниями. Основа курса останется прежней: мы будем обучать нашим технологиям и инструментам работы и разбирать практические кейсы.

А как придумать идею — вы не учите?

Почему же, мы рассказываем и про это тоже. Делимся тем, с чего важно начинать поиск идеи. Как бы просто это не казалось, идея всегда лежит в самой паре. Немного упорства и внимательности, и можно «нащупать» то, что попадет прямо ей в сердце. Для этого применяются следующие методики: изучение соцсетей, анкетирование, общение с друзьями, близкими. Иногда пара приходит с конкретными идеями, увиденными на свадьбах друзей или найденными на просторах интернета. Прежде, чем начать ее реализовывать, важно убедиться, что она действительно подходит этим конкретным людям. Есть уже устоявшееся понятие – «душа свадьбы», и, если идея найдена правильно, она как катализатор раскроет пару и создаст правильную атмосферу мероприятия.

В грядущем сезоне в вашем агентстве появятся ли какие-то новые услуги?

Мы запускаем в продажу Bridebox. Это «техническая косметичка» для невест! За годы работы мы сталкивались с огромным количеством ситуаций, когда срочно нужно было что-то очень простое, но такое необходимое здесь и сейчас. В ней можно будет найти 22 самых актуальных вещи для такого ответственного дня: от зеркальца, чистящих салфеток и лака для волос до принадлежностей для шитья, антистатика, маникюрного набора и т.д. Это красивый набор для невест, которые занимаются организацией свадьбы самостоятельно и хотят иметь все самое нужное под рукой в критичный момент, и для наших коллег, которые хотят подарить своей невесте нужный подарок.

Какая у него будет цена и где его можно будет приобрести?

Розничная цена Bridebox будет варьироваться в пределах пяти тысяч рублей. Продаваться он будет в интернет-магазинах, свадебных салонах, салонах красоты и т.д.

Вы придумали очень удобную вещь для невест. Не все знают, что может пригодиться на свадьбе, не говоря уже о том, что собрать это все самому — займет много времени.

Я надеюсь, что такие товары и услуги будут появляться как для профессионалов, так и для конечных потребителей, ведь, к сожалению, пока нишевых готовых решений очень мало. А ведь коллеги накопили существенный опыт и могли бы им делиться, создавая нечто подобное. Такие решения и формируют правильный рынок. Например, пора сделать приложение для организации свадьбы. Да, это трудоемко и требует больших временных и финансовых вложений, но такой продукт внесет большой вклад в развитие рынка. Или создать магазин (интернет/магазин), ориентированный на всю страну, с сотни-тысячными SKU продукции, которая сможет пригодиться на свадьбах, организованных самостоятельно. Ведь уровень рынка будет считаться высоким не тогда, когда мы в Москве будем создавать крутые проекты, а когда в райцентре, например, Пермского края будет нормой продумывать и делать индивидуальную сервировку.

Твои пожелания женихам, невестам и коллегам в наступившем 2017 году.

Коллегам я желаю раскрыть свой потенциал! А женихам и невестам — доверять своей интуиции при подготовке к свадьбе и выборе организаторов, подходить к планированию свадьбы с любовью и по-настоящему проникнуться выбранной идеей. И обязательно быть в прекрасном настроении в свой свадебный день! А лучше — каждый день в наступившем году!

Свадебное агентство:«Два апельсина» 
Фотограф: Сергей Скрипник