Служба координации Event Division: «Бегать на площадке — дурной тон»

NEVESTA.MOSCOW: Сейчас ваша команда очень востребована среди свадебных организаторов. И аналогов такого же уровня ей нет. Расскажите, как вы поняли такую потребность рынка, когда открывали компанию?

Ольга: В 2013 году я начинала работать на свадебном рынке в качестве частного организатора, уже тогда у нас начал формироваться основной костяк нынешней команды. В какой-то момент наши коллеги-организаторы стали обращаться к нам, чтобы усилить свою команду на масштабных мероприятиях. Поэтому в нашем случае спрос родил предложение, и мы стали работать исключительно в этом направлении как Служба Координации Мероприятий.

Мы были первыми, кто стал предлагать услугу комплексной координации не просто частным заказчикам, а именно свадебным агентствам и специалистам ивент-рынка.

Сейчас за плечами команды более ста пятидесяти проектов — как частных и свадебных мероприятий, так и крупных корпоративных проектов с участием государственного и дипломатического сектора.

В настоящий момент рынок профессиональной координации мероприятий активно развивается и диктует определенные условия, в которых формулировка «Служба координации мероприятий» вызывает у заказчиков больше вопросов, чем ответов.

В связи с этим нами было принято решение спустя почти три года с момента появления на рынке сделать ребрендинг и дать нашей команде название — EVENT DIVISION.

Юлия: В 2016 году, когда мы только запускали такое направление, как служба координации, организаторы работали несколько иначе, чем сейчас. Большой штат держать было невыгодно, и им приходилось брать для усиления команды новых людей. Часто у таких людей практика ограничена сотрудничеством с одним-двумя агентствами и небольшой опыт, еще чаще — желание узнать о закулисной работе и открыть свое агентство. Отсюда возникали проблемы. Если ты хочешь работать на крупных проектах, то должен очень серьезные силы вкладывать в свое образование и квалификацию, а не быть просто девочкой с мечтой о красивой работе. У всех, кто работает с нами, мозг заточен именно на координацию, а не на концептуальную составляющую мероприятий.

NEVESTA.MOSCOW: Видимо, многочисленные рассказы о «координаторах с рациями, которые не знают, что делать, но фотографируются» появились из-за того, что кто-то до сих пор работает так, как вы рассказали…

Ольга: Вопрос еще и в том, что агентству не всегда легко передать весь тот массив информации, который, готовясь к проекту, не один месяц держит в голове менеджер. А неопытный человек не задаст нужные вопросы и эту информацию не получит. Опыт — это умение не только решать, но и предвидеть все возможные ситуации и сложности. У нас каждый координатор даже после брифинга от агентства и от нас может задать дополнительные вопросы и сразу понимает, если что-то не учтено. То, что мы работаем на десятках мероприятий, а не на единицах, позволяет нам нарабатывать такой опыт.

NEVESTA.MOSCOW: Сейчас у вас большая команда?

Ольга: С нами работает 15 постоянных сотрудников. Все с большим опытом и уже не первый год с нами. Мы очень тщательно подбираем людей в команду, а приглашая нового человека, всегда проводим стажировку и постепенно вводим его в процесс. У нас нет людей, которые могут выйти на мероприятие в первый раз и при этом быть единолично ответственными за какую-то часть работы.

NEVESTA.MOSCOW: К вам обращаются напрямую невесты за такой услугой как координация?

Юлия: Обращаются по рекомендации. Но, как правило, это все равно масштабные свадьбы. Часто национальные. Камерные мероприятия мы тоже координируем, но это как минимум два человека, потому что один не сможет взять на себя все вопросы.

Ольга: У нас был опыт выхода одного человека на мероприятие, после которого мы отказались от такой практики. Даже на маленьком мероприятии всегда возникают различные задачи в один момент времени, и один человек с ними физически не справится, а будет постоянно бегать в попытке успеть везде и сразу. А это дурной тон и признак непрофессионализма.

NEVESTA.MOSCOW: У вас фиксированная ценовая политика?

Ольга: У нас есть ставка выхода координатора на площадку на целый день, которая зависит от того, какую зону он закрывает и насколько сложное само мероприятие: должен ли этот человек обладать специфическими навыками и знаниями, например, иностранным языком. Если мы говорим о часовом персонале, то есть минимальная ставка выхода — на 2-3 часа. На формирование цены влияет объем и сложность задач, поэтому просчитывать ее нужно индивидуально.

NEVESTA.MOSCOW: За какой срок к вам обычно обращаются организаторы?

Ольга: Обычно дата бронируется заранее. Например, сейчас у нас уже забронировано несколько дат на сентябрь. Но бывает и такое, что в связи с очень коротким сроком на подготовку или в последний момент возникшими форс-мажорами нас просили выехать на площадку накануне, а один раз даже в день мероприятия. На комфортную подготовку к одному проекту нам в идеале нужна одна-две недели.

NEVESTA.MOSCOW: Кроме координации зон и усиления команды, какие еще задачи вы можете взять на себя?

Юлия: По запросу организаторов мы можем взять на себя часть предварительной работы: заполнение пакета документов, согласование райдеров, связь с гостями, составление технической документации, сведение финального технического тайминга. Такой формат сотрудничества с агентством мы называем «менеджмент мероприятия». Это ни в коем случае не организация, мы не занимаемся подбором подрядчиков и созданием концепции, наша задача — грамотно свести всю информацию, согласовать ее со всеми задействованными подрядчиками и просчитать возможные риски.

NEVESTA.MOSCOW: У вас есть внутрикорпоративный дресс-код для мероприятий?

Ольга: По умолчанию мы «люди в черном» (смеется). Это самый оптимальный вариант по опыту, потому что для гостей он привычен, и видя человека в черной одежде, они сразу понимают, что он на этой площадке работает. Если мы где-то на заднем плане попадаем в объектив фотографа, снимающего репортаж на банкете, потом в кадре не будет какого-то светлого пятна, плывущего за сценой. С агентствами мы всегда согласовываем несколько вариантов: брючные костюмы, платья или микс. Только закрытая обувь, первые часы у координаторов, которые работают с гостями, — каблуки. Хотя были и другие пожелания. Иногда это режиссерские свадьбы, тогда организаторы приглашают костюмеров, которые подбирают одежду для всей команды. Но нам важно, чтобы одежда была функциональной, а не превращалась через полчаса в подобие помятого мешка, выглядящего неопрятно и непрезентабельно. Для девушек-хостес от нашей команды, встречающих гостей, мы подбираем вечерние платья, учитывая пожелания клиента.

NEVESTA.MOSCOW: Вы сказали, что бегать на площадке — это плохой тон. Что еще характеризует непрофессионализм координаторов?

Юлия: Говорить гостям «я не знаю» или «это не моя зона». Это неприемлемый ответ. У нас девочек ночью разбуди и что-то спроси, они ответят: «Одну минуточку, я сейчас уточню и к вам обязательно вернусь» (смеется). Недопустимы моменты, когда у клиента появляется ощущение, что что-то идет не так, а персонал от него что-то скрывает. Мы всегда за то, чтобы доносить до заказчика серьезные и сложные ситуации, если они возникли. Потому что обычно моменты, которые мы как-то пытаемся переиграть без ведома клиента, все равно обязательно всплывут, и будет только хуже.

Ольга: Обычно мы работаем с рациями, для этого тоже нужно умение правильно общаться в эфире. Художественная речь во время радиообмена неприемлема. Только четкая структурированная фраза: кто вызывает, кого, какой вопрос. И плюс наш «любимый» момент, когда персонал мероприятия ест с фуршетных столов, когда гости переходят в зал или на церемонию. Это вообще табу.

NEVESTA.MOSCOW: Вспомните какой-нибудь необычный вопрос, который удавалось решать на площадке?

Ольга: Мы работали на национальной свадьбе без участия агентства, которая проходила в пятизвездочном отеле в самом центре Москвы. В середине программы официанты должны были выносить плов в сопровождении танцевального коллектива — это восточная традиция. Только вот по умолчанию для клиента это действие обычно проходит с огнем, а кухня об этом предупреждена не была. На территории отеля открытый огонь, естественно, запрещен, а жениха, узнавшего об этом в последний момент, такое развитие событий не устроило. В итоге буквально за считаные минуты нам нужно было принять решение. На этом мероприятии в составе команды работал наш банкетный менеджер, которого мы всегда привлекаем на масштабные мероприятия со сложной подачей блюд. Она оперативно договорилась с отелем, и из коньяка, сахара и креманок сделала «свечи», которые мы поджигали.

Юлия: Был случай, когда родственники пары пригласили выступить профессиональный джазовый коллектив, не имеющий опыта работы на мероприятиях. После первого блока, никому не сказав, музыканты оперативно забрали свои вещи из гримвагена и уехали. Оказалось, они решили, что уже сыграли все, что могли, и часть коллектива уже уехала на такси. Пришлось переделывать программу и буквально возвращать всех обратно на площадку.

Ольга: Есть и, наоборот, популярные случаи. Например, в прошлом сезоне был какой-то бич с букетами. Причем от совершенно разных флористов. Букеты не соответствовали ожиданиям невесты. Мы долго с организаторами выясняли, в чем причина, и пришли к тому, что фото-референсы не всегда могут создать полную картину того, что будет в реальности. Иногда по фото непонятен размер цветов, а соответственно и всего букета, который из них получится. Иногда цветокоррекция искажает реальные цвета. В итоге флористы сейчас все чаще стали делать два букета на выбор. Вот, собственно, тоже отличный пример того, как важен опыт, чтобы не решать проблемы, а предотвращать их, пока они не произошли.