SVADBA.ONE: координатор, организатор или самостоятельная подготовка?

Выбирайте организатора, если:

• Вы дорожите личным временем. И вместо самостоятельного поиска, интервьюирования и сопоставления большого числа площадок и подрядчиков вы предпочитаете делегировать эту непростую задачу и выбирать из уже подобранных под ваш запрос и детально расписанных вариантов.
• Вы за то, чтобы оптимизировать и грамотно распределять бюджет. Вы знаете, что специалист поможет вам не потратить лишнего и произвести нужный вау-эффект на вашем мероприятии, объяснив, какие есть опции и варианты.
• Вам важно, чтобы вся команда еще на этапе разработки была сконцентрирована под ответственностью (в том числе юридической) и контролем вашего организатора, учитывающего все нюансы по каждому подрядчику и создающего единую картину.
• Вы понимаете, что как театр начинается с вешалки, а хороший ремонт — с дизайн-проекта, праздник начинается с разработки деталей концепции и сценария + всей сопутствующей документации. И только вам решать, придумывать ли с командой идеи или только выбирать из составленных для вас вариантов.
• Вы цените сервис, комфорт, эмоциональную поддержку и грамотные советы на всех этапах подготовки.
• Вы за то, чтобы команда координаторов в день мероприятия была под контролем человека, который знает весь ваш проект вдоль и поперек и за время подготовки продумал 133 «плана Б» на всякий случай.

Выбирайте координацию, если:

• Вы любите самостоятельно все придумывать, искать, планировать и собирать по деталькам. Возможно, у вас даже наметились концепция и план.
• Вы следите за трендами и свадебными специалистами, уже приметили площадку или часть подрядчиков.
• При этом вы хотите, чтобы профессионал помог создать верный тайминг, проверил, все ли на финальном этапе учтено по частной и совместной работе ваших подрядчиков.
• Вам важно, чтобы вы и близкие на празднике отдыхали, а не продолжали трудиться. Поэтому вы делегируете контроль площадки и команды, а также решение форс-мажоров координатору. Также вам важно чувствовать комфорт, поэтому вы доверяете ему заботу о вас, гостях и подрядчиках в разных нюансах свадебного дня.

При подготовке к свадьбе организатор:

• Проводит с парой интервью, на основе которого разрабатывает персонализацию и утверждает основные моменты. Из этой основы и дальнейшего сотрудничества с парой, локациями и специалистами рождается концепт, сценарий, стиль и уникальность конкретной свадьбы.
• Подбирает варианты площадок и специалистов, предоставляя паре развернутую информацию по тем, кто лучше всего соответствуют запросу и наиболее выгоден.
• Помогает грамотно распределить бюджет, предлагая и обосновывая, куда вложить больше, а где сэкономить, чтобы получить разный вау-эффект. Через организатора часто можно получить особые условия.
• На все время подготовки он — ваш грамотный консультант, спаситель от организационной рутины, глава и контроль всей команды, ваша эмоциональная поддержка и палочка-выручалочка.
• Не только контролирует реализацию проекта в свадебный день, но и потом следит за получением вами фото- и видеоматериалов, соблюдением оставшейся работы подрядчиков в срок и решением возникающих вопросов, если такие появятся.
• Заключает договор на мероприятие под ключ, а значит, за всю работу подрядчиков организатор лично несет юридическую и финансовую ответственность.

При подготовке к свадьбе координатор:

• Договор с координатором вы можете заключить заранее (особенно, если в вашем городе мало таких специалистов), но в активную работу он включается на финальном этапе вашей подготовки.
• Вы передаете координатору информацию по плану вашего дня, логистике, деталям, выбранным подрядчикам и так далее.
• Он проверяет или помогает составить тайминг, следит, все ли вы учли и предусмотрели, знакомится с командой и проверяет все договоренности.
• За 1-2 дня до свадьбы рассылает участникам напоминания: место, время и важные детали торжества.
• Координатор не отвечает юридически и финансово за работу подрядчиков, но на празднике сделает максимум от него зависящего, чтобы все прошло отлично.
• На свадьбе координатор контролирует работу площадки и специалистов, решает возникающие форс-мажоры, заботится о паре, гостях и команде.
• С окончанием свадебного дня заканчивается работа координатора. Он не сопровождает вас в получении съемочных материалов и дальнейших вопросах по работе подрядчиков.

Часы поисков и переживаний, просмотров, созвонов и интервью. Какие подводные камни есть у самостоятельной организации такого важного свадебного дня? При начале планирования многим парам кажется, что самые серьезные вопросы, с которыми они столкнутся, — это:

• Как выбрать свой формат свадьбы, чтобы это отражало вашу пару, запомнилось, соответствовало ожиданиям?
• Как найти площадку, рассчитать бюджет, тайминг и логистику, выбрать стиль декора и нарядов?
• Как подобрать надежных подрядчиков?
• Как вкусно накормить гостей, верно рассчитав килограммы и литры, выбрать формат подачи?
• Где ночевать паре и нужно ли селить гостей?

Наряду с организационными, финансовыми и юридическими вопросами важную роль играет наша нервная система: ощущение поддержки или страхов, понимания или непонимания от близких, эмоциональные взлеты и падения. Любые форс-мажоры и сложности способны выбить из колеи в этот трепетный период. И часто оказывается, что не менее важно решить и эмоциональные вопросы:

• Не знаю, за что хвататься и с чего начать
• Родственники навязывают свои желания, не слушают, приглашают и заказывают у нас за спиной
• Как вовлечь жениха в подготовку или попросить поддержки, что делать, если вы в чем-то не сходитесь во мнениях
• Идеальная свадьба не вписывается в бюджет
• Гости отказываются или навязываются, не следуют дресс-коду, ведут детей/спутников, которых не обсуждали, осуждают наш выбор в тех или иных вопросах
• Что-то не успеет прийти вовремя или вы забудете купить, проблемы с платьем, не можем найти костюм
• Скоро свадьба, а вы начинаете сильнее волноваться
• А если вылезет неучтенный форс-мажор?

Узнали свои переживания? Есть много вариантов, как избежать сложностей самостоятельной организации, получив доступную помощь экспертов. Остается только выбрать свой и готовиться к вашему важному дню с максимальным комфортом.

Со стороны кажется, ничего сложного: выбрать ресторан, декоратора и определиться с меню. На деле же подготовка таит множество нюансов, о которых молодожены порой и не догадываются. С какими подводными камнями в разных областях сталкиваются невесты при самостоятельной организации свадьбы?

Чаще всего невесты не являются event-специалистами, поэтому им приходиться перелопатить тонну информации, провести часы и месяцы в интернете на разных ресурсах, потратить километры бензина на просмотры и литры чая и кофе на встречи со специалистами. А еще нужно заранее понять, на что обратить внимание, какие нюансы учесть, какие вопросы задать, что не упустить.

Когда уже найдены некоторые ориентиры и варианты, часто остается много вопросов:

• формат и количество дней праздника,
• число гостей,
• распределение бюджета,
• личные дела и делегирование,
• магазины, заказы, покупки, самостоятельно сделанные вещи, арендные позиции и так далее,
• свадебная документация: договоры, тайминги, сценарии, планы, сметы, списки, контакты и прочие детали.

Нюансы в договорах, такие, как часы работы, райдеры, доплаты и скидки, мелкий шрифт и прочие аспекты важно внимательно изучать и в обычные годы. Но в последнее время эпидемиологическая ситуация привлекла внимание специалистов и молодоженов еще и к таким вопросам, как перенос, смена формата или отмена мероприятия, форс-мажоры со стороны пар и подрядчиков, возврат аванса или эквивалент в услугах. К договорам все теперь относятся в три раза тщательнее. Молодоженам нужно сразу следить за тем, как юридически подстраховаться, избежав лишних нервов и затрат.

Есть много вариантов, как избежать сложностей самостоятельной организации, получив доступную помощь экспертов. Остается только выбрать свой вариант и готовиться к вашему важному дню с максимальным комфортом.

Для поиска ответов на важные организационные вопросы и составление своего плана большинству невест приходится проделывать огромную «исследовательскую работу» и тратить массу нервных клеток на то, чтобы со всеми договориться, все найти, устроить, примерить и ничего не забыть. Некоторым это дается легко, другие же потом сокрушаются, что вовремя не обратились к услугам по помощи при самоорганизации.

Не все знают:

• чем сценарий свадебного дня отличается от тайминга и программы ведущего,
• что такое эмоциональная режиссура, зачем она нужна, из чего состоит,
• почему свадьба в стиле — это еще не персональный концепт,
• какие появляются новые форматы. И так далее.

Хорошо, но:

• Верно ли вы распределите бюджет с учетом того, где акцентные места, а где лишнее распыление, которое никто не заметит?
• Не вылезут ли ближе к делу неучтенные нюансы и доплаты?
• Мог ли специалист подсказать выгодных подрядчиков, скидки, на чем можно или опасно экономить, что можно не покупать, а взять в аренду или получить бесплатно?
• То есть, окупает ли организатор свое наличие верной работой с бюджетом? Бережете ли вы при этом еще нервы и время?

Бывает, что пары с этим хорошо справляются. Но некоторые постфактум понимают, что со специалистом было бы выгоднее и материально, и эмоционально.

Планирование:
◽Выбор формата:
— для двоих или с гостями,
— ЗАГС или выездная церемония,
— банкет, фуршет, вечеринка или что-то уникальное,
— с ведущим, церемониймейстером или без,
— в своем городе или с выездом,
— с ночевкой гостей или без,
— и так далее.
◽Тайминг и логистика: как не потерять во времени, нервах и деньгах.
◽Что входит в сценарий и концепцию свадьбы.

Площадка:
◽Стоимость.
◽Размер и зонирование, расстановка мебели и декора.
◽Закулисье: оборудование, гримерки, холодильники, тепловые пушки и кондиционеры, пожарная безопасность, парковка, лифты и погрузочные зоны, туалеты и гардероб.
◽Технические часы: монтаж/демонтаж.
◽Запреты от площадки.

Питание:
◽Расчет еды и напитков с учетом формата и длительности свадьбы, типа подачи, пищевых аллергий и предпочтений.
◽Можно ли привезти свое?
◽Пробковый сбор.
◽Питание подрядчиков.
◽Посуда в аренду.

Декор:
◽Как верно подчеркнуть достоинства выбранной площадки, не переплатив.
◽Акцентные и трансформируемые зоны.
◽Пакетное предложение или индивидуальный проект.
◽Что можно сделать своими руками и стоит ли.

…И мы еще не рассмотрели:
◽Подбор специалистов.
◽Наполнение программы, традиции и ноу-хау, церемонии и развлечения, эффектный финал.
◽Образы пары и что взять с собой.
◽И другие нюансы под ваш частный случай.

Но сильнее всего ощущаются эмоциональные вопросы:
◽Не знаю, за что хвататься и с чего начать.
◽Родственники навязывают свои желания, не слушают, приглашают и заказывают у нас за спиной.
◽Идеальная свадьба не вписывается в бюджет.
◽Как вовлечь жениха в подготовку.
◽Где нужен «план Б».
◽Гости отказываются, не следуют дресс-коду или ведут детей/спутников, которых мы не звали.
◽Как унять тревогу, и все ли мы продумали.

Спасение невесты:
◽Чек-листы, чаты и марафоны от опытных специалистов.
◽Индивидуальные консультации с организаторами.
◽Свадебные семинары.
◽Контроль и советы от координатора.

Свадебное агентство SVADBA.ONE