Пошаговая инструкция организации свадьбы

Есть пары, которые начинают подготовку за год до свадьбы, и, казалось бы, чем раньше, тем лучше. Но, по мнению специалистов свадебной студии Ольги Купцовой, это слишком долгий период, и вот почему. Основные вопросы решаются на начальном этапе — выбор концепции, площадки и команды. Это достаточно активный период, после которого наступает небольшое затишье, а в силу того, что времени остается еще много, у невесты могут возникнуть сомнения, которые приводят к лишним волнениям и ненужным корректировкам изначально принятых решений. Поэтому самый оптимальный срок для подготовки к торжеству — 6 месяцев: пара будет иметь большой выбор хороших площадок, сможет подобрать отличную команду, грамотно спланировать весь ход подготовки и заниматься этим с удовольствием, без спешки, ощущая постоянную включенность в процесс.

Достаточно комфортным может быть и период в 3 месяца, но на популярные даты возможен ограниченный выбор площадок, плюс не все желаемые свадебные профессионалы к этому моменту могут быть свободны. Выбор сужается, но с точки зрения организационных моментов это нормальные сроки. Безусловно, профессиональное агентство может реализовать практически любую по сложности свадьбу и в совсем сжатые сроки. Но чем меньше у вас времени на подготовку, тем меньше выбор и тем быстрее нужно принимать решения. Это нужно понимать и быть готовым.

Следующий важный шаг в подготовке — определение ожидаемого количества гостей. Список приглашенных — это базовый критерий, от которого будет зависеть множество других переменных. Например, только зная количество гостей, можно грамотно подобрать свадебную площадку и рассчитать бюджет. Конечно, всегда есть риск, что кто-то не сможет прийти на торжество или придет не один, но желательно, чтобы составленный парой список в целом соответствовал действительности. Это позволит избежать неудобств, лишних нервов и трат. Как только вы определились со списком и выбрали ресторан, стоит сразу разослать приглашения: так вы заранее оцените, кто точно придет на свадьбу, и дадите гостям время разобраться со своим расписанием.

Также стоит заранее проработать списки. Во-первых, подготовить информацию про каждого гостя для ведущего, чтобы он мог персонализировать программу, и каждый из присутствующих чувствовал себя важным и нужным на этом событии. Любому человеку приятно, когда его называют по имени, и если ведущий готов, он очень быстро становится «своим»: стирается неловкость и напряженность, атмосфера торжества становится более неформальной и расслабленной. В списках стоит указать и гастрономические предпочтения, особенности каждого гостя. Если на вашей свадьбе предполагается четко выдержанная стилистика, лучше заранее оповестить приглашенных о соблюдении дресс-кода.

Самая главная рекомендация от свадебного агентства Artrooms: не начинайте подготовку к свадьбе с подбора площадки — это большая ошибка. Целесообразно разделить критерии выбора по двум направлениям — согласно концепции и по техническим характеристикам. Сначала ответьте на основные вопросы: зачем и для кого вы устраиваете свадьбу? Из этого будет формироваться концепция торжества, из нее логически вытекает формат, который, в свою очередь, уже диктует технические требования. Например, если свадьба задумана как уютный семейный праздник, стоит рассматривать соответствующие площадки. Это может быть интересный ресторан, веранда у воды, пространство на крыше, лофт, небольшой отель. Главное — удобная локация, безупречный сервис и уютная атмосфера. Смотрите пространства с зоной для Церемонии, с лаундж зоной, с несколькими локациями, по которым гости могут свободно передвигаться и непринужденно общаться.

Как только вы определитесь с форматом и концепцией мероприятия, поиск площадки будет идти целенаправленно, что сэкономит время и свадебный бюджет. На этом этапе стоит начать оценивать техническую сторону вопроса. Первый критерий выбора — это вместимость зала: она должна быть больше на 20-30% от предполагаемого количества гостей. Также важна конфигурация пространства, зоны для сбора гостей и приветственного фуршета, для курения, место для танцев, количество гримерных и комната для невесты: ее наличие — большой плюс площадке. Важно оценить качество покрытия пола, есть ли в банкетном зале «мертвые зоны», вместимость гардероба и обязательное наличие гардеробщика, как организована безопасность на площадке. Удаленность, парковка, подъезды к площадке — все имеет значение.

При выборе формата свадьбы перед многими парами возникает вопрос, чему отдать предпочтение: росписи в ЗАГСе или символической выездной церемонии? Для большого числа молодоженов официальная роспись — далеко не формальность, а один из самых трогательных моментов на свадьбе. И если для вас ЗАГС — это именно то место, где соединяются сердца узами брака, то специалисты Nadezhda Karavaeva Weddings&Events рекомендуют выбирать дату и само место заранее, за 4-5 месяцев до свадьбы, чтобы успеть забронировать нужное время. Самый комфортный временной промежуток для росписи — с 12 до 14 часов. К этому сроку невеста и жених смогут спокойно и комфортно собраться, доехать до места, а после росписи останется достаточно времени для прогулки и фотосессии.

Изредка бывают исключения: некоторые ЗАГСы предоставляют услугу выездной официальной церемонии, которую проводит уполномоченный регистратор — те, кому важно, чтобы церемония не была лишь «постановкой», могут воспользоваться этим вариантом. Хорошей идеей также может стать проведение официальной росписи и свадебного торжества с выездной церемонией в разные дни. Во-первых, это оптимизирует тайминг свадебного дня, сократит расходы на передвижение гостей из одной локации в другую и не даст приглашенным устать от ожидания и переездов. Во-вторых, это решение сохранит остроту чувств, позволит молодоженам побыть и наедине друг с другом, и поделиться своей радостью с близкими уже в день свадьбы.

Выбор декора — серьезный этап при подготовке к свадьбе, ведь оформление — это визитная карточка торжества. Каждый мельчайший элемент должен сочетаться с другими, поддерживая общую концепцию события, создавая определенную атмосферу и производя впечатление на гостей. Первое, что нужно сделать при выборе оформления — определиться со стилем, тематикой и цветовой палитрой. Чем раньше молодожены придут к пониманию своих предпочтений, тем больше времени останется на обсуждение концепции и выбор деталей. После того, как стилистика праздника определена, легче будет понять, какие элементы могут быть использованы, а чего следует избегать. Также важно, чтобы декор гармонировал с площадкой, ведь это поможет создать нужное пространство с меньшими затратами времени и бюджета.

Зачастую тяжело понять собственные желания, не то что объяснить другому человеку свои фантазии. Для визуализации идей можно создать мудборд не только с примерами оформлений, но и с красивыми элементами декора, шрифтами, оттенками, цветами, орнаментами и прочими мелочами — этот материал поможет лучше понять ваши вкусы и предпочтения. Расскажите декоратору вашу историю, ведь любая деталь может лечь в основу концепции оформления. Не стесняйтесь встречаться с профессионалом столько, сколько потребуется для согласования всех нюансов, начиная от эскизов декорирования различных зон и заканчивая вопросами бюджета оформления и сметы.

В организации свадьбы за границей есть ряд нюансов, отличных от подготовки мероприятия в России. Например, для молодоженов, которые выбирают свадьбу в Италии, исключительно важен комфорт гостей и интересная программа поездки. Зачастую пара на несколько дней арендует виллу, где проживает большая часть приглашенных. Для удобства и спокойствия гостей важно грамотно организовать заезд: трансфер из аэропорта, а также легкий перекус и распечатанная программа мероприятий с адресами в номерах. Важно заранее проверить наличие таких сервисов, как уборка, подача завтраков, уточнить имеющиеся варианты глажки костюмов и иметь в распоряжении транспортные средства на время свободной программы гостей.

При организации свадьбы за границей, конечно же, базовый момент — заблаговременное бронирование локаций и ключевых подрядчиков. Но есть и множество мелочей, которые крайне важно предусмотреть, чтобы все прошло гладко, и лучше всего с этой задачей справится местное агентство. Это такие детали, как получение разрешения в муниципалитете на шум допоздна, объявление в газете о предстоящем фейерверке (это обязательно для Италии), уплата налога за использование музыки, получение необходимых лицензий на работу иностранного (например, российского) персонала, бронирование парковки и организация регулировки движения для автомобилей. Своевременная забота о таких нюансах позволит быть спокойными за легальность организации мероприятия, а также заслужит благосклонность муниципалитета и уважение местных подрядчиков.

После прекрасного предложения хочется без отлагательств начинать подготовку к своему самому лучшему дню. И если первый шаг планирования события — определиться со своими пожеланиями, описать свои свадебные «да» и «нет», пересмотрев множество вариантов и изучив базовую информацию, то следующим важным шагом будет поиск организатора. Пожалуй, большинство молодоженов сегодня понимает, что подготовку к такому важному дню лучше доверять профессионалам. И чтобы выбрать «своего» специалиста, нужно встречаться, разговаривать, обсуждать все нюансы и сравнивать.

Хороший организатор после обсуждения ваших желаний подберет список подходящих мест, указывая все данные и предоставляя расчеты, создаст правильную смету, ознакомится со всеми договорами. Организатор занимается всем циклом подготовки. Поиск подрядчиков — лишь малая часть громадной работы, которую он делает. Подбор команды, несомненно, важная часть подготовки: фотографа, оператора, ведущего и других специалистов, соответствующих запросам пары, ищет организатор, а также проводит необходимое количество встреч, этапов утверждения. Организатор распишет весь план подготовки, и пара сможет спокойно, не спеша и с пониманием всех нюансов готовиться к торжеству и быть уверенной, что все предусмотрено и проконтролировано.

Один из важнейших моментов заключительного этапа подготовки — составление и обсуждение тайминга свадебного торжества и сценарного плана, где все процессы реализации проекта поминутно расписаны. Свадебный день начинается с утренних сборов, и не стоит недооценивать количество времени, которое они потребуют. Ведь это не только макияж и прическа, но и завтрак, фотосессия. Даже на то, чтобы только надеть свадебное платье, у невесты может уйти до 20 минут. И провести сборы нужно не в суете и спешке, а размеренно, с бокалом шампанского или чашкой кофе и легким завтраком, под любимую музыку. Прибавьте еще как минимум полчаса, если сборы проходят вместе с друзьями, ведь они захотят обсудить волнующие темы, сделать несколько фотографий на память.

Составлять распорядок дня лучше таким образом, чтобы гости приезжали на площадку к 15 или 16 часам, шли в зону welcome, где их ждет фуршет с легким алкоголем и закусками, играет музыка, организованы какие-то активности. Важно, чтобы между приветственным фуршетом и началом церемонии было не менее часа, чтобы все гости успели собраться. В некоторых случаях церемонию можно перенести на вечер. Это целесообразно, если в зоне регистрации присутствуют портящие общий вид детали, например, некрасивый забор на заднем плане. Также красиво подсвеченная зона церемонии придает событию особую атмосферу.

Свадебные агентства: Свадебная студия Ольги Купцовой, Boyarov Weddings, Artrooms, Nadezhda Karavaeva Weddings&Events, Kamievent, Event Concept Wedding&Event Planners in Italy, Fotin Family, Vinogradova Event

Читайте больше статей на самые актуальные и волнующие темы о подготовке к свадьбе.