Пережить форс-мажор: как не дать испортить свою свадьбу подрядчикам-дилетантам

К нам часто приходят невесты из других агентств или после сложной самостоятельной подготовки, на сроке от месяца до полутора недель до свадьбы. Такие экспресс-акции всегда сложны для нас, но на 100% идеальны для клиента. Клиенты приобретают психологический комфорт, мы забираем все процессы на себя, и молодожены расслабляются.

Я считаю, что подготовка к своей свадьбе за собственные деньги должна проходить в максимальном комфорте, и терпеть нельзя никого и ничего. Но это не означает, что агентство от которого ушли, плохое! Переход клиента из одного агентства в другое зачастую происходит по причине психологической несовместимости. Если так произошло, поменять агентство — самое верное решение для всех. «Терпение» с обеих сторон вау-свадьбой не закончится. Скажу так: если вам что-то кажется, то вам не кажется! Нужно принимать решение и менять любого подрядчика, даже организатора.

Существует проблема низкого порога входа в профессию «организатор свадеб», и она оказывает масштабное негативное влияние. Сейчас поясню: в эту профессию сегодня не так сложно войти, для этого не нужны расходы на оборудование, товар, глобальный маркетинг и персонал, не требуется аккредитация, лицензия или диплом специального образца, поэтому «организатором свадеб» или «свадебным агентством» себя может назвать любой желающий. Но позиционировать себя как организатор и быть профессиональным организатором — это огромная разница. И безусловно, когда молодожены выбирают непрофессионального организатора, в итоге они получают не тот результат, разочарование, претензии или даже испорченную свадьбу.

На первый взгляд отличить профессионала от дилетанта молодоженам очень сложно! А почему? Все просто: сейчас век быстрой информации, люди не любят тратить много времени на поиски чего-либо, решения принимаются быстро. Мы проводили интервью со своими невестами, которым уже организовали свадьбу, чтобы узнать, как они попали в наше агентство. Итоги удивили: невесты бегло смотрели или вообще не открывали сайт и портфолио, а ориентировались на понравившиеся фото в Инстаграме. Таким экспресс-анализом невесты отбирают примерно три агентства на встречу. Если в этой тройке не попадется профессиональный организатор, молодожены выберут просто того, кто лучше всех общался, и результат не будет безупречным.

Как итог, я хочу выделить три боли, которые испытывает свадебный рынок в связи с низким порогом входа в профессию «организатор свадеб»:

1. Начинающие организаторы сильно демпингуют рынок, вынуждая профессиональных организаторов занижать свою реальную стоимость.
2. Выдают некачественный результат, огорчают молодоженов, портят праздник.
3. Формируют негативное отношение молодоженов ко всем организаторам как таковым, поэтому все больше молодоженов вовсе отказываются от помощи организаторов.

И здесь уместно рассказать о моем курсе «Стань лучшим организатором свадеб с нуля». Я запустила первый online-курс по обучению организаторов свадеб с нуля — не потому, что я осознанно решила повысить уровень организаторов и поддержать рынок, конечно, нет! Дело в том, что я получала огромное количество запросов от тех, кто пока не имеет опыта, но очень хочет стать организатором свадеб и непременно у нас в штате. Запросов в неделю было неприлично много — больше, чем просьб о сотрудничестве от фотографов и ведущих. Но на мой взгляд, попасть к кому-то в команду без опыта, не зная себе цену, не зная свои компетенции и возможности — это путь динозавра, несовременный и сложный. Сегодня гораздо эффективнее можно обучиться и прокачаться на практическом курсе, получить необходимые знания, мотивацию, а уже затем начать работать на себя или пойти в большое агентство с большими проектами и там стать звездой!

Молодожены, которые обращаются в хорошее агентство и прислушиваются к своему организатору, как правило, не знают, что такое неоправданные ожидания от свадьбы. Ожидание расходится с реальностью именно тогда, когда подготовку и реализацию свадьбы молодожены считают простым процессом.

Приведу ТОП-3 самых частых ситуации, когда происходит разочарование:

1. При самостоятельной подготовке (прозрение наступает уже после свадьбы).
2. Когда молодожены нанимают в качестве подрядчика друга/товарища/знакомого (прозрение наступает также после свадьбы).
3. Когда молодожены приходят в агентство с уже забронированной площадкой или каким-либо подрядчиком (в данной ситуации профессиональный организатор сгладит все углы, а клиент об этом даже не узнает).

У нас в копилке много историй, как мы докручивали подрядчиков, которых клиент выбрал самостоятельно. Например, ведущий, от которого невеста в полном восторге, заявил нам, что вернется из другой страны только к церемонии, и во время сбора гостей его не будет. Убеждения были недолгими, но эффективными — в итоге ведущий приехал за час до сбора гостей, а невеста даже ни о чем не узнала.

• Проанализируйте ваши общие ценности.
• Просто поговорите по душам.
• Посмотрите персональный аккаунт организатора, изучите его личность.
• Создайте стрессовую ситуацию или задайте каверзные, неудобные вопросы и посмотрите на реакцию.
• Напишите клиентам агентства и спросите у них мнение о работе этого организатора. Это легко сделать в Инстаграм, многие размещают отзывы со ссылкой на клиента.
• Спросите у организатора мнение про коллег: профессионал не станет нелестно отзываться о коллегах. Он самодостаточен, а значит, уверен в себе — это важно.
• Попросите разложить по полочкам ваш день свадьбы — этапы подготовки и то, что происходит после свадьбы, исходя из ваших пожеланий. Профессионал воодушевится и расскажет все так, что вы подпишете договор на месте. Неопытный организатор не сможет разложить четкую и понятную структуру.
• Спросите про форс-мажоры и их решения. Тот, кто скажет, что на его свадьбах все ровно и гладко, недоговаривает — так не бывает! Факапы случаются у всех, и мастерство организатора заключается именно в скорости и эффективности решения форс-мажоров.

Прогнозировать ситуацию и решать форс-мажоры — это ключевые компетенции организатора. Организатор не имеет права паниковать, никогда! Клиент полностью полагается на нас, а мы должны быстро принимать решения и не имеем права на ошибку, потому что свадьбу нельзя повторить.

Хочу поделиться с вами своим первым форс-мажором, который научил меня быстро принимать точные решения. Эта история произошла 11 лет назад, но ранее я о ней никогда не писала… Мы занимались подготовкой корпоративного мероприятия в дорогом и респектабельном на тот момент ресторане. Тогда я была еще наемным сотрудником и вела этот проект, клиент пришел с уже выбранной площадкой. Наступил «день Х», последняя пятница декабря — самая горячая и высокобюджетная. Все подрядчики приехали своевременно, монтаж кипит, музыканты прочекались, мы с коллегой сидим и подписываем конверты, и тут гаснет свет. Я начала беспокоиться. Моя коллега говорит: не переживай, сейчас включат. На часах было 15:00, а в 17:00 планировался сбор гостей. Но прошел час, а электричества нет… Это был самый сложный час в моей ивент-практике. 25 декабря, самая горячая пятница, даже Spin Music сказали: «Жанна, мы не успеем привезти генератор», все было в работе. Генераторов не было ни у кого.

Представитель клиента по своим каналам позвонила наверх, а там сказали, что электричество отключили ресторану за долги! Звоню своему директору — она всегда знала, как решить любой форс-мажор, но здесь даже у нее не было волшебной таблетки. Она предложила подписать акт и отменить мероприятие. А отменять было невозможно, так как гости уже на подходе. Все, что происходило далее, было на полном автомате. У меня было всего 30 минут для действий без раздумий: первым делом я зашла в гримерку, сказала всем: ребята, такие дела — электричество не включат, работать будем 100%, у нас нет возможности отказаться. И за пару минут в гримерке мы с командой накреативили, что снимать на фотозоне будем с фонариком (он оказался у кого-то в машине), посчитали, сколько киловатт нужно минимально хотя бы для двух колонок и одной стойки со световыми приборами. С ведущим на коленке в темноте придумали подводки про то, что у нас подпольная вечеринка только для своих, и это такая фишка.

Я не помню момент, как началось мероприятие, как входили гости. Еду, естественно, успели приготовить не всю, но этого никто не заметил. Зато помню, как все танцевали и улыбались, как восхищались атмосферой, как благодарил клиент и как я со слезами на глазах крепко обнимала каждого подрядчика уже в гримерке.

Площадку закрыли в ближайший понедельник, но, как ни странно, никаких претензий к ресторану ни мы, ни клиент не имели. Мы просто были счастливы, мы стали супер-командой, мы стали другими…

Свадебное агентство «7НЕБО»