Организатор Наталия Куденко: что должно, что может и что не захочет делать для вас свадебное агентство

Эта статья для невест и подрядчиков — для тех, кто не бросается самоотверженно в пучину свадебной организации и для тех, кто уже вышел на тот уровень, чтобы к ним обращались. Руководитель свадебного агентства Special Wedding Наталия Куденко делится своим опытом и взглядом.

Ответ на вопрос, что же должно делать свадебное агентство, казалось бы, лежит на поверхности. Свадебное агентство должно организовать свадьбу. Причем очень хочется, чтобы подготовка к свадьбе была комфортной, чтобы в день свадьбы все шло гладко, а после свадьбы были собраны все подарки, вовремя присланы фотографии и видео, а в последующем своем продвижении агентство корректно относилось к публикуемым материалам.

Есть еще и внутренняя сторона вопроса: работа с подрядчиками. По сути, она сводится к тому же: комфортная подготовка, спокойная работа, когда каждый на своем месте и знает, что делать, последующий взаимный PR с указанием задействованных подрядчиков. Лично для себя я вывела несколько правил, которыми и руководствуюсь. Все несложно, это не бином Ньютона, и для меня работает.

Know your client

Есть в банковском деле правило «знай своего клиента». Для себя я это правило переформулировала в «пойми своего клиента». Перед тем, как браться за проект, я стараюсь понять: а что люди в действительности ждут от своей свадьбы?

Я формулирую задачу, вывожу, что же самое важное в этом дне для моей пары. Кто-то хочет сказки, романтики, хочет, чтобы день свадьбы вспоминался всю последующую жизнь. Для других свадьба — это статусное мероприятие, для них важно, чтобы о свадьбе еще год говорили и чтобы это было ярко, с размахом. Третьи, особенно это касается сложившихся, давно живущих вместе пар, наоборот, хотят избежать свадебной феерии, а просто ждут приятного вечера в кругу близких людей.

Для всех этих случаев и подход к подготовке, и смысловые акценты в сценарии, и, соответственно, распределение бюджета совершенно разные. Именно поэтому нужно для себя четко понять, что же на самом деле важно для этой конкретной пары, что они ищут и чего хотят. Это значит, что менеджер свадебного агентства должен слышать своих клиентов, должен стремиться их понять и реализовать ту картинку, которую видит пара. Чтобы это сделать, нужна команда.

Каждому свое

Я уверена, что не бывает универсальной команды на все задачи. У каждого фотографа, стилиста, декоратора, ведущего свое понимание прекрасного, свой стиль работы, свои сильные стороны. Важно подобрать людей так, чтобы они чувствовали себя комфортно и гармонично, работая вместе над конкретным проектом. Это как некий гигантский пазл.

Очень часто, думая над концептом свадьбы, я заранее знаю, какому флористу или декоратору ее предложу. Я не знакомлю пару с сотней ведущих. Моя работа заключается не в том, чтобы показать, как много у меня классных знакомых, а в том, чтобы сэкономить время и посоветовать того, кто сможет правильно поддержать нужную атмосферу. В этом выражается и мое уважение к людям, которым я предлагаю поработать вместе со мной.

Ходячая энциклопедия свадеб.

Том 2. Доработанный и дополненный

Я всегда говорю и клиентам, и своим коллегам, что свадебное агентство нужно для того, чтобы все звонки по подготовке свадьбы сводились к одному номеру — номеру их организатора. Да, нужно знать все. Нужно помнить, сколько заказано стульев, переделали ли имя бабушки из Нижневартовска в схеме рассадки, когда кончается сезон устриц и где постричь бороду. На время подготовки к свадьбе организатор — это универсальный заменитель Яндекса, Google и Siri, который работает лучше, быстрее и без Wi-Fi.

Конечно, здесь нужно соблюдать меру и определенные приличия. Если за полгода до свадьбы в 4 утра поступил вопрос, в 4:15 к нему пришло дополнение, в 4:25 все переиграли, а в 4:35 появляется сообщение «ты вообще здесь?», то нормой будет, если все ответы организатора поступят, когда начнется рабочий день.

Уровень контроля: Бог

Чтобы подготовка шла нормально, ваша пара должна быть уверена, что все под контролем. Для этого просто должна быть система в голове, понимание, что за чем следует. Часто пары спрашивают: «а когда будет то», «а давай сделаем это».

Свадьба — это организм, взаимосвязанная система, где каждый элемент является прямым следствием предыдущего. Поэтому всегда важно рассказать, что за чем следует, а не бежать, «волосы назад», делать второстепенное, не закончив важного.

Хаотичность, нервы, заказ в последний момент — все это не наш путь счастья. Нужно давать время на подготовку и себе, и коллегам. В этом проявляется, если хотите, элементарное уважение к подрядчикам. Бывает, конечно, и так, что задерживает сама пара. Например, схему рассадки присылают поздно или в последний момент добавляют какие-нибудь песни для группы, без которых праздник не праздник. Ну что в этом случае остается? Только просить подрядчика войти в положение — это жизнь. Но вообще я все стараюсь делать заранее.

Компания полного цикла

Для того, чтобы обеспечить контроль в том объеме, который я описала выше, нужно, чтобы агентство брало на себя большую часть функций.

Клиенты приходят ко мне за определенной картинкой, увидев мое портфолио или, например, побывав на моих свадьбах. Декор и сценарий, который реализовывается на свадьбе, разрабатывается нами. Мы сами делаем концепты наших свадеб, подбираем все детали и декор. Мы заранее согласовываем его с парой и приходим с уже готовой картинкой. Я знаю, что не все так работают. Значительно чаще сами флористы и декораторы разрабатывают концепты и предложения. Такой подход тоже имеет право на жизнь. Просто мы работаем иначе. Как же я могу выставлять ту или иную свадьбу в свое портфолио, если не я ее разработала? Роль декораторов и флористов при этом огромна. Именно они реализовывают все идеи, и именно от их видения зависит финальный результат. Поэтому всегда нужно обращаться к тем, кто хорошо себя зарекомендовал.

Со сценарием примерно так же. Если это не эпическое мероприятие, требующее режиссера, сценариста и прочих талантливых людей, то мы стараемся обойтись собственными скромными силами. Конечно, сценарий в этом случае согласовывается с ведущим. Бывает и так, что мероприятие слишком сложное и требует работы большой команды. В этом случае наша задача сводится к тому, чтобы пригласить талантливую режиссерско-постановочную группу и эпизодически ограничивать их фантазию бытовым «денег на это нет» и «жениха мы подвешивать не будем».

Возвращаясь к началу: мы в любом случае стараемся понять, что нужно данной паре и донести это до наших подрядчиков. Если для этого нужно нарисовать пару концептов — мы это сделаем!