Оптимизация бюджета: гуманные способы экономии

В этой рубрике собраны ответы на самые популярные вопросы о подготовке к свадьбе, призванные существенно облегчить жизнь всем невестам и женихам — и тем, кто организовывает свой праздник самостоятельно, и тем, кто обращается за помощью в агентство. Наши эксперты — опытные свадебные профессионалы — честно рассказывают обо всем, что волнует молодоженов.

Энциклопедия

Если взять один и тот же бюджет и доверить его сначала агентству, а потом спланировать самостоятельно — разница в результате будет колоссальная. При этом в первом варианте мы заложим в расходы еще и вознаграждение организаторов. Никакой магии: просто профессионалы очень хорошо знают, как учесть все мельчайшие нюансы, и распределяют расходы грамотно, без каких-либо перекосов. В новой статье нашей Энциклопедии эксперты свадебной организации расскажут, как гуманно и грамотно оптимизировать бюджет по основным статьям расходов.

Место

Для формирования бюджета свадьбы большое значение имеет место, город и страна проведения торжества. Например, мегаполисы, такие, как Москва, дают массу преимуществ в выборе локаций, площадок и подрядчиков по сравнению с небольшими городами, где порой приходится брать, что имеется, особенно в сезон. К тому же, если место банкета в городе, то в бюджете не будет таких транспортных расходов, какие могут возникнуть на загородных площадках, и здесь речь не только о трансфере гостей, но и о затратах на транспортировку технического оборудования, декораций, специалистов.

Совет от свадебного агентства Vinogradova Event

Если молодожены не готовы тратиться на роскошный декор, то для оптимизации бюджета советуем выбирать площадки с уже красивым и подходящим интерьером: таких в Москве и ближайшем Подмосковье достаточно. Останется лишь добавить недостающие штрихи и грамотно распределить световое оборудование — экономить на нем я бы не советовала. Свет — это второй декор, с его помощью можно полностью изменить пространство, от него зависит качество фотографий, плюс он создает неповторимую атмосферу, когда наступает время танцев.

Свадьба за границей, вопреки распространенному мнению, может обойтись в тот же бюджет или даже дешевле, при условии, что планируется камерное торжество. В этом случае нужно грамотно выбрать подрядчиков — декоратора, стилиста, фотографа и видеографа, которых чаще всего бывает выгоднее привезти с собой из Москвы. Также стоит обратиться в свадебное агентство с опытом проведения заграничных свадеб: оно всегда может предложить более интересные и выгодные локации и площадки, информацию о которых не найдешь в интернете.

Из опыта свадебного агентства Vinogradova Event

У нас были случаи, когда на определенном этапе молодожены приходили к выводу, что не хотят тратить деньги на большую свадьбу. В этом случае мы всегда советуем перенести мероприятие за границу и сделать свадьбу только для действительно близких людей или для двоих: практически гарантирована хорошая погода, потрясающе красивые виды для фото, а также возможность совместить свадьбу, путешествие и медовый месяц. На чем экономить точно не стоит, будь то свадьба в Москве или за границей, так это на кухне и сервисе: качество блюд, подача и обслуживание гарантированно поднимает статус мероприятия, даже если оно проходит в весьма скромном месте. Гости, окруженные заботой, запомнят такую свадьбу как нечто особенное.

Раннее бронирование

Начинайте готовиться к свадьбе заранее: это позволит выбрать лучших подрядчиков и получить выгодные цены на их услуги. Заказывая ведущего, кавер-группу или фотографа за две недели до торжества, вы рискуете не найти подходящей кандидатуры — в сезон график всех профессиональных подрядчиков расписан на месяцы вперед, а также вы переплачиваете за срочность. Поэтому стоит заранее определиться с самыми необходимыми пунктами и составить подробный график подготовки, чтобы понимать, какие задачи и когда именно необходимо решить.

Из опыта свадебного агентства Grace

Каждый год в наше агентство обращаются пары за 12-18 месяцев до свадьбы. И мы всегда говорим: «Вы молодцы, ведь мы с вами очень здорово можем оптимизировать бюджет!» Главное преимущество раннего бронирования — вы договариваетесь с основными подрядчиками по цене текущего сезона. К примеру, когда к нам обращаются за год, договоры с подрядчиками подписываются сразу. А многие специалисты каждый сезон стабильно поднимают уровень гонорара, и если мы успеем подписать договор в текущем году, цена сохранится и на следующий. Еще пример: зимой к нам пришла пара на август 2020 года. Мы выбрали видеографа, и он сделал приятный бонус — съемку love story со скидкой 50%: бонус за ранее бронирование и возможность заранее спланировать оптимальное и комфортное для всех время.

Доступность площадок — тоже важный момент. Большинство пар планирует свадьбы на летний сезон, а в это время полное бронирование отелей, городских и загородных ресторанов, лофтов и других площадок — серьезная проблема. Чтобы выбрать подходящее место, стоит начать с большим запасом времени. Также раннее планирование и бронирование позволит проявить заботу о своих гостях: они смогут рассчитать свое время, предусмотреть расходы на дорогу, решить вопрос с отпуском. Это добавит удобства и молодоженам: они заранее поймут, сколько людей придет на свадьбу, и смогут грамотно подобрать банкетную площадку, скорректировать детали аренды и оптимизировать бюджет.

Совет от свадебного агентства Grace

Второй важный факт, если вы пришли заранее: можно досконально продумать все детали торжества и заказать необходимые элементы заблаговременного по приятной цене на различных сайтах. К примеру, у нас невеста выбрала в подарок каждому гостю дизайнерские значки с определенным рисунком. Так как у нас было время, мы дождались распродажи и заказали значки с хорошей скидкой. Конечно, чтобы грамотно распределить бюджет, стоит заранее обратиться к профессиональному организатору. Он подскажет, на какие составляющие необходимо сделать акцент, а от чего стоит отказаться. И главный критерий — четкое понимание своих возможностей и желаний: сопоставьте их и отталкивайтесь от этого.

Шоу-программа

Неважно, о каком бюджете идет речь — один миллион или десять — ничего не должно выбиваться из общей концепции и быть излишним и неоправданным, иначе свадьба потеряет свою целостность и будет восприниматься как набор разрозненных активностей. Тогда у гостей может возникнуть резонный вопрос: какое отношение все это имеет к молодоженам? Не стоит превращать свадьбу в шоу-представление, тратя на это серьезную часть бюджета. Главное — выбрать профессионального ведущего и кавер-группу: уже это позволит создать достойное наполнение вечера.

Совет от свадебного агентства Kamievent

На гонорар артистов может влиять несколько факторов: сезонность, день недели, топовая дата, место проведения свадьбы, а также имя самого артиста. Если идти по пути максимальной оптимизации затрат, отталкиваясь от этих критериев, то дешевле всего пригласить артиста выступать в понедельник утром поздней осенью. Хотя есть категория звезд, цена которых вообще не зависит от этих факторов. Можно пойти по другому пути и пригласить выступать студентов театральных, цирковых и других творческих вузов. Но более безопасный путь — довериться свадебным организаторам, которые могут предложить дополнительные скидки на гонорары артистов, ведь они часто сотрудничают с агентством на эксклюзивных условиях.

Еще один креативный способ оптимизации бюджета на шоу-программу свадьбы — предложить гостям стать артистами. Это позволит сделать так, чтобы на свадьбе всем было интересно и каждый стал частью праздника, а не пассивными наблюдателями. Возможно, ваши друзья обладают талантами или профессионально занимаются каким-то творчеством: танцуют ирландские танцы, учатся на диджея или поют в караоке. Или ваш друг — звезда, и с удовольствием сделает свой творческий подарок на вечере.

Из опыта свадебного агентства Kamievent

В нашей практике мы не раз интегрировали в шоу-программу свадьбы творческие подарки от гостей, которые готовили втайне от пары. Например, снимали фильм с подружками невесты, записывали песню в студии с друзьями жениха, разучивали танцевальный флешмоб с родителями пары и с друзьями, снимали юмористические клипы-поздравления, а также ставили театральные сценки или стендапы с гостями. Мы считаем, что главное при этом — идея и целесообразность. При совершенно разном бюджете можно найти интересные креативные решения.

Банкет

Каким бы ни был свадебный бюджет, он всегда ограничен. Особенно сейчас, когда актуальны осознанный и разумный подход к подготовке событий. Относительно свадьбы организаторы всегда говорят скорее об оптимизации и правильной пропорциональной расстановке финансовых акцентов, но ни в коем случае не о жесткой экономии. Главное на свадьбе — это не шикарный декор и пятиэтажный торт, а ощущения молодоженов. Решите, что для вас важнее: устроить камерный ужин на 20 человек, но в изысканном ресторане, или пригласить всех родственников и друзей — и неважно, какими будут стулья и скатерти. Когда приоритеты расставлены, бюджет будет грамотно распределен, а не распылен на все и сразу.

Из опыта свадебного агентства Between

Одна из наших пар, как и многие молодожены сегодня, хотела провести свадьбу наедине друг с другом, без лишней суеты и неизбежных переживаний при многолюдных торжествах. Мы предложили им разделить событие на 2 дня: день регистрации для двоих и свадебный семейный ужин. Молодожены не хотели ни формат свадебной вечеринки, ни тем более банкета. «Мы хотим свадьбу без ведущего и стандартной развлекательной программы, но чтобы при этом гостям было весело и уютно, они были вовлечены, но очень тонко и аккуратно, без давления и необходимости участвовать в шаблонных интерактивах», — первое, что озвучили они, когда обратились в наше агентство.

Сегодня все больше пар выбирает нестандартные сценарии свадебного ужина, что позволяет не только оптимизировать бюджет, но и сделать торжество оригинальным, подходящим под характер и темперамент молодоженов и их гостей. Один из вариантов — альтернатива классическому банкету: это может быть, например, фуршет, меню которого составлено индивидуально и с изюминкой для конкретной свадьбы, или ужин без ведущего с несколькими развлекательными зонами и совместными активностями для гостей и молодоженов.

Из опыта свадебного агентства Between

Перед нами стояла непростая задача: воссоздать формат семейного ужина, где каждый чувствует себя комфортно и по-домашнему. Можно было просто исключить ведущего и сделать красивый камерный ужин, но мы не останавливаемся на очевидных сценариях. Было решено организовать кулинарное шоу, где каждый вовлечен в процесс приготовления. Облачившись в фартуки и веселые поварские колпаки, гости и молодожены дружно принялись шинковать, дегласировать, жарить и карамелизовать. Приготовление шатобриана из нежной говядины в винном соусе бордо с овощным соте, парфе из клубники с имбирным печеньем и других изысканных блюд сопровождалось рассказами о кулинарии и профессиональными секретами от шеф-повара. Задушевные разговоры, обсуждение вечера, музыкальные сюрпризы от гостей под теплое мерцание свечей и ароматы настоящей хвои и корицы в окружении изысканного декора — лишь малая часть той непередаваемой атмосферы.

Тайминг

Самый важный момент в планировании — правильное составление тайминга свадебного дня, потому что уже на этом этапе можно допустить фатальные ошибки, которые приведут и к финансовым затратам, и к неудобству гостей. Четкое расписание дня — это каркас, поверх которого выстраивается все остальное, в том числе бюджет и комфорт. Например, в этом году есть тенденция: невеста хочет, чтобы жених увидел ее только на церемонии. И тут возникает вопрос: как быть с гостями? Они собрались в ожидании на фуршете, потом прошла церемония, и пара идет на прогулку, ведь нужны фото, а гости снова вынуждены ждать. Это можно решить так: начать банкет и в первую паузу провести прогулку и съемку. Тогда и гостям будет комфортно, и пара получит красивые фото, и время будет сэкономлено.

Совет от свадебного агентства Boyarov Weddings

Прежде чем составлять бюджет, надо грамотно продумать и составить тайминг. Многие невесты почему-то хотят сделать регистрацию пораньше, но оптимально, наоборот, сделать ее позже: будут утренние сборы без раннего подъема, потом прогулка вдвоем, без напряжения и суеты, а уже после — роспись, куда приглашены гости. И потом дружной семьей все поедут на банкет. Этот сценарий гораздо удобнее и выгоднее. Во-первых, мы не утомляем гостей, во-вторых, съемка по времени получается короче, порой даже на пару часов. А при гонораре фотографа и видеографа 5-6 тысяч в час уже на одном этом пункте можно сэкономить 20-30 тысяч бюджета, перераспределив их на что-то важное.

Грамотно составленный тайминг свадебного дня поможет оптимизировать бюджет и по другим важным позициям. Например, если между церемонией и банкетом не будет большого перерыва во времени, можно обойтись лишь основным ужином, а до начала церемонии — легким фуршетом. Это исключит расходы на дополнительные перекусы в течение дня. Большим плюсом станет возможность проведения на одной площадке и церемонии, и банкета: это упростит логистику и тайминг. Чаще всего аренда площадки предусматривает определенное время, и нужно учитывать это при планирования программы, так как дополнительные часы могут увеличить расходы.

Совет от свадебного агентства Boyarov Weddings

Важным моментом планирования является трансфер: на передвижение гостей и молодоженов лучше всегда закладывать время с запасом, чтобы никакие форс-мажоры не помешали. Отдельно стоит учитывать доставку оборудования, если свадьба загородом: это может вылиться в дополнительные затраты. Организаторы также всегда составляют технический тайминг — приезд на площадку всех подрядчиков, монтаж и демонтаж декораций и оборудования, а вместе с ведущим — поминутный сценарий свадебного ужина. Кроме того, агентства в силу опыта и давнего присутствия на рынке имеют контакты со многими площадками и подрядчиками, которые могут предоставлять паре эксклюзивные условия. За счет этого мы доказываем паре свою пользу и ценность, помогая экономить бюджет.

Церемония

При выборе места для церемонии можно пойти несколькими путями. Если планируется камерная свадьба, можно устроить регистрацию на природе, избежав расходов на аренду. Заранее найдите с декоратором подходящее место, которое можно красиво оформить и где не помешают посторонние, — и идеальная площадка готова. Другой вариант — выбрать локацию для церемонии и банкета в одном месте: так можно сэкономить драгоценное время и исключить траты на трансфер, плюс на специализированных площадках, как правило, есть достаточное количество стульев для гостей и доступно много технических возможностей. Выбирайте локации, подходящие стилю свадьбы: так затраты на декор можно существенно сократить.

Совет от свадебного агентства Fotin Family

Один из способов оптимизации бюджета на выездную регистрацию — сделать из зоны церемонии еще и фотозону. Так мы сокращаем расходы, не теряя при этом качество. Это также позволит перенести некоторые элементы из одной свадебной локации в другую, а на всех фотографиях будет выдержана общая стилистика. Это решение значительно упрощает логистику, сокращает время монтажа и демонтажа и затраты на декор в целом. Главное правило при грамотном формировании бюджета — не распыляться на мелочи: не нужно делать и дорожку, и лавочки и все-все сразу, но при этом по чуть-чуть. Сохраните качество и возьмите его за основу. Пусть это будет только арка, но красивая и идеально исполненная.

При выборе флористики стоит отдать предпочтение не менее красивым альтернативам дорогим сортам цветов, которые могут выглядеть излишне и чужеродно, если не соответствуют стилистике события. Например, для эко-свадьбы будет органично использование большого количества зелени, рустик и бохо дополнят полевые цветы и сухоцветы, а центральные цветочные композиции можно заменить сезонными фруктами и овощами. На свадьбе в стиле модерн можно и вовсе заменить флористику альтернативными дизайнерскими украшениями, что сейчас крайне востребовано. Важно выдержать основную концепцию в оформлении, а не шокировать количеством композиций.

Совет от свадебного агентства Fotin Family

Для сокращения затрат на флористику можно заменить живые цветы на искусственные. Вообще мы не сторонники искусственных цветов, но когда они на высокой арке, хорошего качества и перемешаны с живыми, а достать до них нельзя — это смотрится красиво и органично. Обратите внимание, что искусственные цветы не сильно помогут вам сэкономить, если закупать их отдельно, поэтому лучше присмотреть варианты хорошей аренды. А вообще, выездная регистрация — это не всегда арка. Иногда она даже не подходит к площадке: очень странно смотрится, когда устанавливается арка, в середине которой, к примеру, виден забор. В таких случаях можно сделать акцент на боковых композициях, которые после церемонии легко перенести к президиуму.

Подрядчики

По мнению специалистов агентства «Зерно», самый главный оптимизатор свадебного бюджета в отношении подрядчиков — это четкая режиссерская идея свадьбы. Когда торжество организовано с пониманием, что хочет сказать пара, какую атмосферу нужно создать, тогда понятны и средства достижения цели. Основополагающий способ оптимизации — избирательность: «много не значит хорошо». Для кого-то фраза прозвучит банально, но применение этого правила на практике можно встретить крайне редко. Грамотная интеграция специалистов в нужные эмоциональные и логические моменты свадьбы даст гораздо больший эмоциональный эффект, чем наличие множества разрозненных артистов.

Из опыта свадебного агентства «Зерно»

Так как мы режиссеры, нашими средствами достижения цели, а иначе, средствами художественной выразительности, становятся подрядчики, которых мы привлекаем. Мы специалиста используем не как выступающего с отдельным номером или с отдельной задачей, а как часть общего действия. Например, на свадьбе Ольги и Юрия было всего два танцора, но они играли роль прообразов молодоженов и вели действие от начала и до конца. Всего два человека и грамотные режиссерские акценты — оптимизация колоссальная. Четкие акценты и попадание в них малыми средствами, но грамотной интеграцией, обеспечивают нужный эффект. Того же правила на данном проекте мы придерживались при разработке хореографических композиций актеров. Композиции было 3, и каждая вела к логическому итогу вечера. Мы создавали флорариум, и появление его атрибутов — столика, вазы с землей и растений — ознаменовало каждый танец.

Личные контакты агентства и интересная идея — еще один способ от агентства «Зерно», который помогает серьезно оптимизировать бюджет. Хорошая идея дорого стоит, и интерес профессионалов к творческим проектам никогда не иссякает, что дает возможность агентству сотрудничать с подрядчиками на особых условиях. Здесь также важен уровень доверия заказчика к организатору и смелость к экспериментам. И третий эффективный прием оптимизации — «упор на одного». На небольших торжествах хорошим вариантом становиться выбор одного профессионального специалиста, как правило, ведущего. Свадьба возможна и без него: например, в Европе нет традиции приглашать ведущего. В этом случае хорошим связующим звеном могут стать какие-то решения с видео, можно сделать иммерсивную форму ведения мероприятия, и с гостями будет общаться голос. Можно практически полностью исключить подрядчиков, оставив лишь банкетное обслуживание, музыкантов и фотографа. В общем, идей для оптимизации бюджета по позициям специалистов масса, а сочетания разных составляющих и грамотные режиссерские решения открывают безграничное поле для действий.

Из опыта свадебного агентства «Зерно»

На свадьбе Инги и Марка в Италии у нас была полная оптимизация по подрядчикам, исключая кейтеринг, свет со звуком, фотографов, видеографов и музыкантов: ребята не хотели никого, кроме этих специалистов. Строгий тайминг и активность гостей, при организации в традиционном классическом российском формате ужина блоками, помогли решить эту задачу.

Стиль

Стиль или стилистика свадьбы — очень важная составляющая всей концепции торжества. Всем хочется сделать красиво, современно, но при этом не тратить на это большую часть бюджета. Выбранный стиль должен обязательно гармонировать с площадкой. Если вы выбрали шатер для свадьбы — это универсальная история, и можно вписать в такое пространство любой стиль. Если это лофт, лучше выбрать не классическую тему, а модерн: тогда декоратору остается лишь подчеркнуть особенности площадки и добавить акценты.

Совет от свадебного агентства Nadezhda Karavaeva Weddings&Events

При выборе стиля свадьбы отталкиваться лучше от истории знакомства, увлечений и хобби самих молодоженов. Зачастую именно в этом и есть главная фишка и особенность торжества. Добавив такие индивидуальные детали на свадьбу, можно избежать избитых тем и пышного декора. Ведь, как говорится, дьявол кроется в мелочах. Поэтому не стоит стремиться сделать пышные композиции из цветов и сложные декорации: лучше найти ту изюминку, которая будет рассказывать именно вашу историю любви.

Если молодожены выбрали ресторан или другую площадку, где очевидно прослеживается определенная тематика интерьера, проще будет влиться в нее, а не переделывать пространство. Например, на нашей свадьбе «Изумрудный сад» ресторан был выполнен в стиле ар-деко, поэтому вместе с парой мы решили продолжить эту тему и в концепции декора. При выборе того или иного стиля важно понимать, что некоторые потребуют несколько больших затрат. Например, классика подразумевает выделение серьезного бюджета на декор и подходящую площадку, а такие стили, как бохо или рустик, более демократичны.

Совет от свадебного агентства Nadezhda Karavaeva Weddings&Events

Для грамотного распределения бюджета важно не только найти профессионального организатора, который посоветует лучшее на определенный бюджет, но и определить приоритеты на свадьбе, выбрать то, что именно для вас будет наиболее важным, что выделит свадьбу и сделает уникальной. Прежде всего, нужно правильно и грамотно расставить акценты самой стилистики, подчеркнуть и выделить основные места на свадьбе: президиум, столы гостей, выездную регистрацию и фотозону. Не распыляйтесь на все возможные зоны, а сконцентрируйтесь на главном. Например, на свадьбе в Италии мы выделили только зону президиума, стола гостей и церемонии.

Свадебные профессионалы:

Читайте больше статей на самые актуальные и волнующие темы о подготовке к свадьбе.

Vinogradova Event

Свадебное агентство TOP 50

Свадебное агентство Vinogradova Event организует под ключ свадьбы любого масштаба. В их записной книге лучшие специалисты свадебной сферы, знаменитости с федеральных каналов и просто талантливые артисты. Vinogradova Event создает атмосферные свадьбы, которые можно не только увидеть, но и почувствовать, получив удовольствие от каждого мгновения. 

Grace

Свадебное агентство TOP 50

Свадебное агентство Grace — это свадьбы, в которых чувства и эмоции переплетаются со стилем и изысканностью, превращаясь в целую семейную историю. Агентство создает события высокого уровня, с трепетом относясь к каждому гостю. Команда Grace готова выйти за пределы стандартов и предложить интересные решения и уникальные места по России и всему миру. Дом Grace всегда открыт для новых встреч и знакомств.

Kamievent

Свадебное агентство TOP 50

Команда Kamievent создает индивидуальные истории, любит и уважает свадебные традиции всех народов мира и с легкостью совмещает их с современными свадебными тенденциями, смело выходит за рамки и экспериментирует. Для Kamievent главное — почувствовать пару и передать ее ощущения на свадьбе, создать атмосферу. Агентство специализируется на режиссуре, все их свадьбы неповторимы и уникальны.

Between

Свадебное агентство TOP 50

Свадьбы, созданные агентством Between, – живые, камерные и шумные, трогательные и драйвовые, всегда про любовь, эмоции историю пары, их увлечения и мироощущения. С одинаковой теплотой, вовлечённостью и заинтересованностью организаторы делают как масштабные мероприятия, так и атмосферные камерные семейные ужины.

Boyarov Weddings

Свадебное агентство TOP 50

Роман Бояров — в прошлом свадебный распорядитель, с большим опытом работы в организации мероприятий, основал свадебное агентство. Член международной свадебной ассоциации «International Wedding Association (IWEDA)».

Fotin Family

Свадебное агентство TOP 50

Fotin Family – первое в Москве бесплатное свадебное агентство. Его деятельность существует за счёт агентских вознаграждений от подрядчиков, поэтому каждая пара, независимо от бюджета, теперь имеет возможность получить экспертную поддержку и помощь настоящих профессионалов. В Fotin Family специалисты подбираются исключительно под пару, и каждое  событие готовит уникальная команда. 

«Зерно»

Свадебное агентство TOP 50

«Зерно» – проект нового поколения, созданный командой успешных профессионалов с большим опытом в свадебной и event-индустрии. Зерно предлагает рынку свадьбы нового поколения –  события, где есть место эксперименту и неординарному решению. Команда кладет в основу концепции магию, что соединяет двух людей, и грамотно интегрирует приёмы режиссуры в канву мероприятия так, чтобы ясно чувствовалась идея, и при этом не терялась атмосфера свадьбы.

Nadezhda Karavaeva Weddings&Events Свадебное агентство TOP 50 Смотреть видеодосье

Команда Надежды Караваевой – это талантливые и преданные своего делу девушки, которые любят каждый проект и выполняют его оперативно, профессионально, с душой и полной отдачей.