Оптимизация бюджета: гуманные способы экономии

Если молодожены не готовы тратиться на роскошный декор, то для оптимизации бюджета советуем выбирать площадки с уже красивым и подходящим интерьером: таких в Москве и ближайшем Подмосковье достаточно. Останется лишь добавить недостающие штрихи и грамотно распределить световое оборудование — экономить на нем я бы не советовала. Свет — это второй декор, с его помощью можно полностью изменить пространство, от него зависит качество фотографий, плюс он создает неповторимую атмосферу, когда наступает время танцев.

Каждый год в наше агентство обращаются пары за 12-18 месяцев до свадьбы. И мы всегда говорим: «Вы молодцы, ведь мы с вами очень здорово можем оптимизировать бюджет!» Главное преимущество раннего бронирования — вы договариваетесь с основными подрядчиками по цене текущего сезона. К примеру, когда к нам обращаются за год, договоры с подрядчиками подписываются сразу. А многие специалисты каждый сезон стабильно поднимают уровень гонорара, и если мы успеем подписать договор в текущем году, цена сохранится и на следующий. Еще пример: зимой к нам пришла пара на август 2020 года. Мы выбрали видеографа, и он сделал приятный бонус — съемку love story со скидкой 50%: бонус за ранее бронирование и возможность заранее спланировать оптимальное и комфортное для всех время.

Второй важный факт, если вы пришли заранее: можно досконально продумать все детали торжества и заказать необходимые элементы заблаговременного по приятной цене на различных сайтах. К примеру, у нас невеста выбрала в подарок каждому гостю дизайнерские значки с определенным рисунком. Так как у нас было время, мы дождались распродажи и заказали значки с хорошей скидкой. Конечно, чтобы грамотно распределить бюджет, стоит заранее обратиться к профессиональному организатору. Он подскажет, на какие составляющие необходимо сделать акцент, а от чего стоит отказаться. И главный критерий — четкое понимание своих возможностей и желаний: сопоставьте их и отталкивайтесь от этого.

На гонорар артистов может влиять несколько факторов: сезонность, день недели, топовая дата, место проведения свадьбы, а также имя самого артиста. Если идти по пути максимальной оптимизации затрат, отталкиваясь от этих критериев, то дешевле всего пригласить артиста выступать в понедельник утром поздней осенью. Хотя есть категория звезд, цена которых вообще не зависит от этих факторов. Можно пойти по другому пути и пригласить выступать студентов театральных, цирковых и других творческих вузов. Но более безопасный путь — довериться свадебным организаторам, которые могут предложить дополнительные скидки на гонорары артистов, ведь они часто сотрудничают с агентством на эксклюзивных условиях.

В нашей практике мы не раз интегрировали в шоу-программу свадьбы творческие подарки от гостей, которые готовили втайне от пары. Например, снимали фильм с подружками невесты, записывали песню в студии с друзьями жениха, разучивали танцевальный флешмоб с родителями пары и с друзьями, снимали юмористические клипы-поздравления, а также ставили театральные сценки или стендапы с гостями. Мы считаем, что главное при этом — идея и целесообразность. При совершенно разном бюджете можно найти интересные креативные решения.

Одна из наших пар, как и многие молодожены сегодня, хотела провести свадьбу наедине друг с другом, без лишней суеты и неизбежных переживаний при многолюдных торжествах. Мы предложили им разделить событие на 2 дня: день регистрации для двоих и свадебный семейный ужин. Молодожены не хотели ни формат свадебной вечеринки, ни тем более банкета. «Мы хотим свадьбу без ведущего и стандартной развлекательной программы, но чтобы при этом гостям было весело и уютно, они были вовлечены, но очень тонко и аккуратно, без давления и необходимости участвовать в шаблонных интерактивах», — первое, что озвучили они, когда обратились в наше агентство.

Перед нами стояла непростая задача: воссоздать формат семейного ужина, где каждый чувствует себя комфортно и по-домашнему. Можно было просто исключить ведущего и сделать красивый камерный ужин, но мы не останавливаемся на очевидных сценариях. Было решено организовать кулинарное шоу, где каждый вовлечен в процесс приготовления. Облачившись в фартуки и веселые поварские колпаки, гости и молодожены дружно принялись шинковать, дегласировать, жарить и карамелизовать. Приготовление шатобриана из нежной говядины в винном соусе бордо с овощным соте, парфе из клубники с имбирным печеньем и других изысканных блюд сопровождалось рассказами о кулинарии и профессиональными секретами от шеф-повара. Задушевные разговоры, обсуждение вечера, музыкальные сюрпризы от гостей под теплое мерцание свечей и ароматы настоящей хвои и корицы в окружении изысканного декора — лишь малая часть той непередаваемой атмосферы.

Прежде чем составлять бюджет, надо грамотно продумать и составить тайминг. Многие невесты почему-то хотят сделать регистрацию пораньше, но оптимально, наоборот, сделать ее позже: будут утренние сборы без раннего подъема, потом прогулка вдвоем, без напряжения и суеты, а уже после — роспись, куда приглашены гости. И потом дружной семьей все поедут на банкет. Этот сценарий гораздо удобнее и выгоднее. Во-первых, мы не утомляем гостей, во-вторых, съемка по времени получается короче, порой даже на пару часов. А при гонораре фотографа и видеографа 5-6 тысяч в час уже на одном этом пункте можно сэкономить 20-30 тысяч бюджета, перераспределив их на что-то важное.

Важным моментом планирования является трансфер: на передвижение гостей и молодоженов лучше всегда закладывать время с запасом, чтобы никакие форс-мажоры не помешали. Отдельно стоит учитывать доставку оборудования, если свадьба загородом: это может вылиться в дополнительные затраты. Организаторы также всегда составляют технический тайминг — приезд на площадку всех подрядчиков, монтаж и демонтаж декораций и оборудования, а вместе с ведущим — поминутный сценарий свадебного ужина. Кроме того, агентства в силу опыта и давнего присутствия на рынке имеют контакты со многими площадками и подрядчиками, которые могут предоставлять паре эксклюзивные условия. За счет этого мы доказываем паре свою пользу и ценность, помогая экономить бюджет.

Один из способов оптимизации бюджета на выездную регистрацию — сделать из зоны церемонии еще и фотозону. Так мы сокращаем расходы, не теряя при этом качество. Это также позволит перенести некоторые элементы из одной свадебной локации в другую, а на всех фотографиях будет выдержана общая стилистика. Это решение значительно упрощает логистику, сокращает время монтажа и демонтажа и затраты на декор в целом. Главное правило при грамотном формировании бюджета — не распыляться на мелочи: не нужно делать и дорожку, и лавочки и все-все сразу, но при этом по чуть-чуть. Сохраните качество и возьмите его за основу. Пусть это будет только арка, но красивая и идеально исполненная.

Так как мы режиссеры, нашими средствами достижения цели, а иначе, средствами художественной выразительности, становятся подрядчики, которых мы привлекаем. Мы специалиста используем не как выступающего с отдельным номером или с отдельной задачей, а как часть общего действия. Например, на свадьбе Ольги и Юрия было всего два танцора, но они играли роль прообразов молодоженов и вели действие от начала и до конца. Всего два человека и грамотные режиссерские акценты — оптимизация колоссальная. Четкие акценты и попадание в них малыми средствами, но грамотной интеграцией, обеспечивают нужный эффект. Того же правила на данном проекте мы придерживались при разработке хореографических композиций актеров. Композиции было 3, и каждая вела к логическому итогу вечера. Мы создавали флорариум, и появление его атрибутов — столика, вазы с землей и растений — ознаменовало каждый танец.

На свадьбе Инги и Марка в Италии у нас была полная оптимизация по подрядчикам, исключая кейтеринг, свет со звуком, фотографов, видеографов и музыкантов: ребята не хотели никого, кроме этих специалистов. Строгий тайминг и активность гостей, при организации в традиционном классическом российском формате ужина блоками, помогли решить эту задачу.

При выборе стиля свадьбы отталкиваться лучше от истории знакомства, увлечений и хобби самих молодоженов. Зачастую именно в этом и есть главная фишка и особенность торжества. Добавив такие индивидуальные детали на свадьбу, можно избежать избитых тем и пышного декора. Ведь, как говорится, дьявол кроется в мелочах. Поэтому не стоит стремиться сделать пышные композиции из цветов и сложные декорации: лучше найти ту изюминку, которая будет рассказывать именно вашу историю любви.

Для грамотного распределения бюджета важно не только найти профессионального организатора, который посоветует лучшее на определенный бюджет, но и определить приоритеты на свадьбе, выбрать то, что именно для вас будет наиболее важным, что выделит свадьбу и сделает уникальной. Прежде всего, нужно правильно и грамотно расставить акценты самой стилистики, подчеркнуть и выделить основные места на свадьбе: президиум, столы гостей, выездную регистрацию и фотозону. Не распыляйтесь на все возможные зоны, а сконцентрируйтесь на главном. Например, на свадьбе в Италии мы выделили только зону президиума, стола гостей и церемонии.