Общение пары с агентством: сколько нужно встреч и как они проходят

На количество встреч напрямую влияет занятость пары и привычка проводить переговоры лично или общаться в сети (например, по Skype, в чате или по почте). Частота личного общения зависит от насыщенности программы и количества деталей в свадьбе, которые требуют презентации тет-а-тет. Бывает, что паре удобнее выносить важные вопросы на общие встречи с организатором и совместно приходить к готовым решениям, а не обсуждать нюансы между собой. Тем более, часто у ребят на это просто не находится времени.

Все зависит от пары и степени доверия организатору. Если будущие молодожены не привыкли делегировать какую-либо работу, то даже при личном контакте им не всегда будет комфортно это сделать. Сейчас, в век технологий все встречи можно провести онлайн, например по Skype. Личные встречи же можно организовать при подборе площадки для торжества. Да, такой формат, возможно, будет более волнительным. Однако, здесь очень важен настрой, открытость и способность находить общий язык. Своим клиентам мы всегда предлагаем альтернативу: личная встреча или online. Это может быть видеозвонок по Skype или WhatsApp.

Чтобы сделать выводы насколько компетентный организатор перед вами, нужно понять, обладает ли он важными профессиональными качествами: деликатностью, умением слушать и слышать, коммуникабельностью. Выводы можно сделать и в личном общении, и по онлайн-связи. Свадебный организатор — это надёжный партнёр и деликатный наставник. Человек, который готов на все, чтобы создать свадьбу вашей мечты. Он способен решить все вопросы. И что самое важное — он должен уметь находить подход ко всем подрядчикам. Сделать так, чтобы они отработали по максимуму и превзошли все ваши ожидания.

У нас был опыт организации свадьбы, когда все встречи проходили по Skype, а согласования по почте. Мы видели пару в день знакомств и за пару дней до свадьбы. Бывает и такое. Но если мы говорим про стандартную подготовку, то существуют ключевые встречи, которые лучше проводить с глазу на глаз с организатором или подрядчиками. Например, презентация концепции и сметы свадьбы, презентация проекта по декору и объяснение сметы, знакомство с ведущими, утверждение сценария и тайминга. Эти моменты лучше презентовать на встрече, чтобы красочно описать, что получит клиент и что увидят гости. Так картинка сложится быстрей, а главное — правильней! И не будет никаких вопросов и недопониманий.

Чем раньше начинается подготовка, тем продуманней получается торжество. Количество встреч не влияет на то, за сколько пара обратилась в агентство. Все зависит от самой пары. Есть ли у нее желание и возможность встречаться каждую неделю, или ребята не готовы уделять так много времени подготовке. Мы подстраиваемся под ритм жизни каждого, кто к нам приходит, и проводим столько встреч, сколько необходимо в каждом конкретном случае.

Чем меньше времени до свадьбы, тем оперативнее нужно работать команде организаторов, что, в свою очередь, сказывается на уменьшении числа физических встреч, потому что на них нет времени.

«Чем раньше начнете подготовку, тем лучше будет свадьба!» В этих словах точно есть истина. Во-первых, когда времени много, то есть возможность выбрать лучшее место, дату, лучшего ведущего и других профессионалов. У пары точно есть выбор. А если до торжества остается месяц, то придется уже выбирать из того, что осталось. Поэтому я всегда советую молодоженам начинать подготовку за полгода. Минимум — за 4 месяца. Это в летний период. Если говорить об осенне-зимнем сезоне, то тут можно и за 2-3 месяца сделать прекрасную свадьбу.

Мы встречаемся с подрядчиками сами, если пара не хочет тратить время на личное обсуждение деталей. Обычно совместно происходит выбор площадки, которую жениху и невесте всегда важно увидеть и оценить лично. Мы ценим время своих клиентов, поэтому стараемся минимизировать встречи.

Мы проводим встречи со всеми подрядчиками вместе с молодоженами, пока последние не утвердят понравившегося специалиста. Выходит по 3-4 встречи с каждым специалистом и площадкой. В итоге только со специалистами около 12 встреч. Плюс отдельно с нами — для обсуждения сметы и концепции. Многое зависит от того, за какой срок обратилась пара, есть ли у нее время для выбора, или они полностью доверяют нам.

Более частые встречи происходят, когда нужно ускорить процесс организации свадьбы. При этом они обычно имеют виртуальный характер.

Масштабные, детализированные события требуют больше встреч, потому что есть много задач, которые необходимо согласовать с главными героями. Но мы живем в ногу со временем и научились большой пласт согласований проводить в режиме онлайн.

Мы встречаемся с парами чаще, если есть незакрытые или непонятные вопросы, и дистанционно не всегда получается на них ответить. Лучше — с глазу на глаз.

Бывает так, что молодожены находятся за много тысяч километров, и встречи невозможны. В этом случае мы общаемся через Skype. У нас был подобный опыт, когда молодожены жили в Германии, но свадьбу решили делать в России, так как большинство их родственников проживало в Москве. Конечно, в этом случае общаться приходилось в два раза чаще, чтобы не упустить детали. При современных технологиях такая подготовка не вызывает абсолютно никаких затруднений. Свадьба получилась очень красивой, душевной и, судя по отзыву невесты, превзошла все их ожидания.

У нас была пара, которая жила в Лос-Анджелесе, а свадьбу делала в России. И жениха, и невесту мы видели всего два раза до свадьбы — за полгода, когда заключали с ними договор, и за неделю накануне торжества. Полностью вся подготовка велась дистанционно, общение со всеми подрядчиками проходило онлайн с помощью Skype и других различных мессенджеров. Сейчас мы все чаще встречаемся с ситуациями, когда будущие молодожены живут в другом городе. Поэтому, если это необходимо, подготовка проходит без встреч, и это никак не сказывается на качестве результата.

30% наших пар физически не присутствуют в Москве. У нас были свадьбы, когда лично мы видели молодоженов только в день мероприятия. Что касается ситуации, когда пара занята, то я могу сказать, что таких людей сейчас много, и это одна из причин, по которой ребята обращаются в агентство. Люди сегодня сильно поглощены делами и не хотят выпадать из привычного темпа. Агентство, умеющее выстроить работу с парой с минимальными затратами времени для нее, становится действительно ценным помощником.

Совсем скоро у нас будет проект, готовясь к которому, ребята переодически прилетали в Москву из Будапешта, где проживают постоянно. Все встречи с подрядчиками мы проводили по видеосвязи. Но вообще наше агентство за личный контакт со специалистами, даже если времени крайне мало.

Когда мы готовили свадьбу в Италии, у нас была пара из Америки. Поэтому приходилось общаться дистанционно посредством Skype и Whatsapp. А еще и разница в часовых поясах. Это, безусловно, создавало ряд трудностей. Но мы все это успешно преодолели. Потому что для создания идеального торжества нет преград — ни дистанционных, ни временных.

Если подготовка проходит дистанционно, то паре нужно быть готовой к большому объему информации, долгим перепискам и дедлайнам со стороны агентства, чтобы процесс шел правильно и без сдвигов.

Для организации свадьбы в Италии паре не обязательно приезжать к нам. Мы, конечно, всегда приглашаем клиентов для осмотра локаций и дегустации меню. Обычно пара или невеста приезжают 1-2 раза до свадьбы, но ситуации бывают разные. Со многими мы видимся впервые в дни мероприятия.

Получив необходимые вводные данные, мы «ведем за руку» наших невест, составляя презентации по всем моментам, где есть визуальная составляющая (полиграфия, декор, мебель). По каждому подрядчику, которого мы предлагаем в соответствии с индивидуальностью пары, мы даем свои комментарии, что помогает в выборе.
Подготовку с нами можно сравнить с походом в бутик: у нас есть «тяжелый люкс» и «молодые и перспективные дизайнеры». Наш «стилист», поговорив с парой, понимает, что подходит ее стилю, и предлагает несколько лучших вариантов. Задача клиента — выбрать то, что ему нравится больше всего. Также мы оптимизируем бюджет, чтобы акценты выделялись и были обрамлены правильно.
Если у пары есть возможность приехать в Италию в процессе подготовки, можно заранее осмотреть локации, попробовать меню. Если же нет — это тоже не проблема: наши менеджеры решат все вопросы дистанционно.
У нас есть прекрасные каталоги локаций, обновляемые ежегодно, с ценами и особенностями аренды. Это первоначальный этап работы. Мы высылаем парам фото, видео и материалы. Когда выбор сокращается до 3-4 позиций, едем на их осмотр для мероприятия. Снимаем дополнительные фото, видео, делаем все необходимые замеры, спрашиваем детали стоимости для конкретной даты. В результате, имея полное понимание о той или иной площадке, паре легко принять решение.

Комфортный срок организации свадьбы за границей — 8-6 месяцев. Но! Дело в том, что локации разбирают очень заблаговременно (у нас уже плотный график свадеб на 2021 год от англоговорящих клиентов), поэтому к организатору важно обращаться как можно раньше, чтобы не упустить площадки и блоки номеров в отелях.

Мы предпочитаем встречаться в нашем офисе, который называем «Домом Grace». В офисе нет отвлекающих факторов — шума, других людей. И можно полностью сосредоточится на разговоре о предстоящем событии. Кроме того, все дальнейшие встречи мы стараемся тоже проводить в офисе — так пара уже привыкает к обстановке и действительно приходит как домой к своим друзьям.

Самую первую встречу после телефонного звонка мы предпочитаем проводить в офисе. Во-первых, это вызывает больше доверия у клиента, а во-вторых — офис находится в самом центре, в 4 минутах от метро, и не вызывает территориальных неудобств. Эта встреча проходит уже по отработанной схеме: за чаем-кофе мы знакомимся, презентуем свое агентство, узнаем пожелания пары и составляем примерную смету, исходя из бюджета и поясняя, из чего она складывается и как может меняться в зависимости от обстоятельств.
После подписания договора мы встречаемся, чтобы ближе познакомимся с парой, детально выявить ее потребности и ожидания. Чтобы ничего не упустить за жаркими обсуждениями, у нас составлен опросный лист, где фиксируются ответы молодоженов. Эти встречи проходят уже по согласованию в любом удобном паре месте, чаще в кафе.
Далее начинается подбор площадки: молодожены ездят на просмотр самостоятельно, но если мы видим, что им важно наше присутствие, то составляем компанию. Тесное общение происходит через мессенджер, где создается отдельный чат. Наиболее частые встречи начинаются при подборе декора и, как правило, опять у нас в офисе, так как там удобнее раскладывать всевозможные образцы, которые привозят декораторы.

Удобнее встречаться в офисе, поскольку нет посторонних источников шума. Однако решение о том, куда хочет приехать клиент, всегда остается за клиентом. И обусловлено это решение опять-таки его комфортом. Паре может быть неудобно ехать на встречу в офис агентства, в каком бы престижном месте он ни находился. А вот желание организатора приехать к клиенту будет только плюсом при принятии решения. Не для всех клиентов офис является одним из пунктиков оценки агентства. Если говорить про нас, то большинство первых встреч проходят в офисе.

Формат нашего агентства отличается от всех, и мы выбираем кафе. Причина этому проста — комфорт клиента. 99% молодоженов работают с графиками 5/2, а если и 2/2, то у них явно есть заботы помимо встречи с организатором, и тащиться еще и на другой конец города неудобно. Офис привязывает, а мы за мобильность: пусть лучше мы приедем в Химки, простояв два часа в пробках, но нашему клиенту будет удобно. 2-3 человека из 100 интересуются адресом нашего офиса, но мы и их ориентируем на кафе.

Паре часто не принципиально, где будет проходить встреча. Иногда кафе бывает удобнее для экономии времени, так как у агентства есть возможность подстроиться под район города, который удобен паре.

Первое общение — это самая важная встреча, потому что именно тогда происходит «первая любовь». На ней пара понимает, готова ли довериться организатору или нет. Поэтому так важно, чтобы и жених, и невеста присутствовали на встрече. Нужно понять, слышит ли вас организатор, или ему важно реализовать свои идеи.

Во время знакомства с агентством паре стоит обратить внимание на «химию» между ними и организатором. Это самое главное! Если организатор вас слышит, обо всем говорит открыто, в каких-то моментах дает понять реальную стоимость или сложность ваших желаний — это хороший знак, потому что он не просто пытается вам наобещать того, что невозможно, а здраво оценивает свои и ваши возможности.

Первая встреча всегда длительная, с большим объемом информации для пары. Во-первых, мы знакомимся друг с другом. Не просто рассказываем о своем опыте и портфолио (если у пары не было времени его изучить), но и узнаем первичную информацию о молодоженах. Также мы подробно освещаем все этапы подготовки и проведения свадьбы таким образом, что из множества вопросов «что?», «сколько?», «кто?», «когда?» выстраивается четкая система, и клиенты могут видеть весь проект в целом, разложенный «по полочкам». Мы обязательно обсуждаем бюджет и его грамотное пропорциональное распределение.

Мы очень любим проводить первые встречи. Это знакомство как пары с агентством, так и наоборот. На первой встрече мы рассказываем, как работает наша команда, сколько человек трудится над событием, как строится подготовка, из чего состоит свадьба и что происходит непосредственно в день торжества. Мы не боимся давать рекомендации или советы, всегда рады и готовы помочь. Паре же необходимо в первую очередь понять, насколько комфортно общаться с человеком и получится ли ему довериться. Второй важный фактор — это профессионализм. Грамотно ли организаторы отвечают, владеют ли информацией и знают ли рынок и тонкости построения мероприятия.

Самое необычное место встречи с невестой было в соцсети, где после часовой переписки мы заключили договор. Самая короткая встреча длилась одну минуту, когда жених сказал: «Мы выбрали ваше агентство. Готовы заключать договор». После чего мы поехали готовить договор к подписанию.

Однажды у нас была первая встреча, которую очно мы проводили с невестой, а жених тем временем был с нами на Skype-звонке, так как он в то время жил в другой стране. Тем не менее, это никоим образом не помешало полноценно познакомиться и организовать для них прекрасную свадьбу, на которой присутствовали гости со всего мира.

У нас есть две пары, которые запомнились больше всего при подготовке к свадьбе. Одна из них написала нам за три года до своей даты. Сначала невеста хотела прощупать почву и понять, сколько вообще стоит организовать свадьбу. На следующий год она написала с тем, что готова с нами работать, но праздник будет еще через год.
Еще одна история: в прошлом сезоне к нам пришли ребята за год до планируемой даты. Невеста очень досконально подошла к вопросу подготовки, и все встречи у нас длились не меньше трех часов, а порой и по пять. Но ребята были благодарны нам, что мы уделяем им столько внимания.

Наши самые длинные встречи составляли примерно 5-6 часов. Это когда пара обратилась к нам за месяц до мероприятия. После окончания их рабочего дня мы собирались с ними для встреч с фото/видео/ведущими, а также проговаривали концепцию мероприятия. Самые короткие встречи идут примерно 40 минут, потому что мы любим поболтать и рассказать разные свадебный лайфхаки.

Однажды у нас с парой произошло очень интересное совпадение. Нам позвонила невеста, чтобы познакомиться. После разговора мы начали договариваться о встрече, и выяснилось, что пара на данный момент живет в Новосибирске. Невеста забыла об этом упомянуть. По чистой случайности я забронировала поездку на неделю в Новосибирск, и у меня на следующий день был билет! Через день мы уже обсуждали концепцию свадьбы в кафе и сразу подписали договор. Все решили, что это судьба. Свадьба была в Москве.

Самая долгая встреча в нашем агентстве продлилась с вечера до утра в разговорах и планах о предстоящей свадьбе. На самом деле это очень здорово и лишний раз доказывает, что со «своими людьми» можно легко забыть о времени.

Самая короткая подготовка к свадьбе заняла у нас две недели. Причем мероприятие было довольно масштабным по программе, но камерным по количеству гостей. Повезло, что место у молодоженов уже было. Для нашей команды это был настоящий челлендж! Потому что эти две недели приходилось работать нон-стоп, действительно круглосуточно! Но это того стоило! Пара и все гости остались очень довольны.