НЕпрофессиональный подход: какие ошибки подрядчиков раздражают свадебных организаторов

Круглый стол, посвященный ошибкам свадебных специалистов, которые могут стать поводом для организаторов прекратить сотрудничество или даже не начинать его. Примеры из практики агентств и истории о том, как лучше не поступать профессионалам.

Ведущий

Екатерина и
Леонид Науменко

Анастасия Морозова

Анастасия
Добровольская

Влад: Я очень серьезно отношусь к свадьбам и считаю, что профессионалы просто обязаны предоставлять качественный сервис. Но на деле видел разное отношение некоторых моих коллег к своей непосредственной деятельности… Я глубоко убежден, что, например, для фотографа задача снять качественный материал — далеко не единственная. Если ты называешься профессионалом, то это комплексный подход, начиная от поведения в жизни и социальных сетях до комфортной работы с организаторами, которая облегчает им жизнь, а не создает больше трудностей. Мы работаем не только на клиента, но и на атмосферу в целом, как во время подготовки, так и на самом проекте. Расскажите, какие претензии у свадебных агентств есть к подрядчикам?

Лео: Одна из основных вещей, которая волнует нас больше всего, заключается в том, что подрядчикам бывает сложно работать в единой команде. Каждый начинает играть в какую-то свою игру: декоратор пытается реализовать свои амбиции; фотограф мешает видеографу, ища лучший ракурс; ресторан пытается продать меню, которое будет дороже, но не выше по качеству. В итоге получается лоскутное одеяло, собранное из разных кусков и хорошо, если сложился концептуальный рисунок, а не полная солянка. Здесь мы, как агентство, должны грамотно формировать команду, учитывая то, как люди взаимодействуют друг с другом.

Анастасия Д.: Мы редко сталкиваемся с какими-то сюрпризами именно потому, что уделяем много внимания формированию команды. Неприятные ситуации могут возникнуть тогда, когда пара приводит своих подрядчиков.

Кейт: Мы в течение нескольких лет сами формировали костяк команды, с которой постоянно работаем. Поэтому сталкивались с разными ситуациями в процессе работы. Мы можем точечно рассказать про некоторые моменты из нашей практики. Например, недавно с нами произошел следующий случай: стилист, с которой, кстати, работают многие организаторы, назвала нам одну сумму, которую мы и передали невесте, а в общий чат через три минуты написала другую, без предупреждения решив сделать скидку. В итоге мы выглядели крайне странно. Вторая история, тоже произошедшая со стилистом: у нас было назначено время, но стилист попросила перенести начало сборов на два часа, чтобы в этот же день успеть к другой невесте.

Анастасия М.: Кстати, насчет гонорара подрядчиков… Это действительно одна из самых неприятных тем. Абсолютно все профессионалы называют фиксированную сумму для любых запросов. И когда начинаются попытки нечестной работы — это вопиющий непрофессионализм. Подрядчик, который не готов работать открыто, находится вне рынка.

Влад: На мой взгляд, подрядчик вообще не должен поднимать с парой финансовые вопросы.

Анастасия М.: Крайне желательно, чтобы все возникающие вопросы подрядчик решал не напрямую, а через агентство, лишний раз не дергая невесту. Организаторы разрабатывают концепцию, составляют для всей команды техническое задание, контролируют картину в целом.

Анастасия М.: К нам ежедневно поступает много запросов на сотрудничество. И в основном это типовые письма, отправленные всем организаторам. Иногда даже из копии письма не удалены адреса других агентств. Такие запросы будут встречать гораздо больше ответов, когда они будут отправляться тем организаторам, с которыми подрядчик работает в одном стиле. Поэтому основная проблема специалистов в этом вопросе заключается в том, что они даже не изучают специфику работы агентств, в которые обращаются.

Анастасия Д.: Это случается еще на этапе, когда ты не начал сотрудничество. Следующий этап — это уже непосредственная работа. И на нем больше всего вопросов возникает с площадкой. И когда ты хочешь пойти по какой-то непроторенной дорожке, то всегда возникают сложности, многочисленные утверждения менеджеров, которые, как оказывается, ничего не решают с руководством.

Кейт: Площадка тоже должна быть заинтересована в качественном результате, а значит, и работать в команде. Очень многое зависит от менеджмента и персонала, который достаточно часто меняется на площадке.

Влад: Читая нашу статью, подрядчикам, наверняка, будет интересно, что же нужно сделать, чтобы долго и успешно работать с агентством.

Анастасия М.: Есть случаи, когда мы прекращали работу с подрядчиками. Одна из основных причин — несоблюдение тайминга всего дня. Например, декоратор, не успевающий сделать монтаж в срок. Из-за чего смещается вся работа: не могут начать монтаж технические специалисты, кейтеринг и далее как снежный ком. Первое, что должен делать современный подрядчик, — развиваться вместе с агентством, следовать ТЗ, даже если они усложняются соответственно растущим масштабам свадеб.

Лео: Многие подрядчики привыкли, что тайминг — это документ, в котором все достаточно условно. И теперь, когда агентства уже составляют проработанную до мелочей техническую документацию, даже могут не открывать ее и не ознакамливаться с ней.

Анастасия Д.: У нас был случай, когда стилист, приглашенный невестой, собирала ее 7 часов. Причем это были обычные локоны.

Лео: Сегодня мы уже не в первый раз вспомнили ошибки стилистов (смеется). Давайте теперь поговорим о фотографах и видеографах. Часто материал присылают нам чуть ли не в последний день оговоренного срока сдачи. Но у организаторов могут возникнуть правки. И на это должно закладываться время. Если правки вносятся уже после срока сдачи, то это значит, что подрядчик не успел в срок.

Кейт: Еще у нас был случай, когда материал сдавался напрямую паре, в обход нас. С агентством как с юридическим заказчиком имеется договор, и такие действия — как минимум юридическая неграмотность.

Анастасия М.: Бывает, что мы сталкиваемся с невыполненными обещаниями касательно сроков. Когда нам говорят, что правка будет внесена в течение 5 дней, то она должна быть внесена именно в этот срок вне зависимости от чего-либо.

NEVESTA.MOSCOW: Расскажите, как вы работаете с декораторами? Кто обычно придумывает концепцию?

Анастасия Д.: Все зависит от пары. Мы обычно разрабатываем концепцию в рамках агентства, но бывает, что пары хотят обратиться к конкретному декоратору, чтобы услышать именно его идеи.

Анастасия М.: Идеальная история — когда пара обращается к агентству, понимая его фирменный стиль, и агентство «погружается» в пару, чувствует ее, узнает всю нужную информацию и придумывает общую идею и концепцию. И исходя из этого подбирает площадку, декораторов и остальную команду.

Анастасия Д.: В работе декораторов мне не нравится, когда смета приходит на сумму в два раза больше заложенного бюджета, который четко оговорен. Я сама несколько лет работала в студии декора и прекрасно соотношу возможности с желаниями. Мы составляем для декораторов очень четкие и подробные ТЗ, где прописано все, что нам необходимо. И когда в ответ приходит смета, раздутая вдвое, то я не понимаю, зачем так делать.

NEVESTA.MOSCOW: Если говорить о ведущих, то с чем приходилось сталкиваться?

Кейт: Практически всегда мы устраиваем тендер среди нескольких ведущих, потому что пара хочет встретиться с разными профессионалами. Мы всегда отправляем ведущим анкету и всю информацию. И самое ужасное — когда ведущий не читает это и на встрече начинает задавать множество уточняющих вопросов, которые он уже должен был бы знать.

Лео: У нас был случай, когда ведущий очень высокого уровня после церемонии хотел побежать в магазин купить сигареты. Мы объяснили, что это неприемлемо, но удивляет, что такой вопрос в принципе возник.

Анастасия М.: Недавно мы встречались с новым ведущим, который начал предлагать концептуальные режиссерские идеи прямо на встрече при паре. Такие вещи изначально надо обсуждать только с организаторами. Еще у нас был случай, когда ведущий встретился с парой только за неделю до свадьбы, потому что у него очень плотный график. И несмотря на то, что он действительно очень погрузился в историю молодоженов, мы должны были за неделю собирать всю информацию, и это было очень стрессово.

Лео: Загруженность — это действительно одна из проблем, из-за которой все-таки может страдать качество.

Анастасия Д.: …например, посаженный голос после пятого мероприятия подряд.

Лео: Наверное, не стоит ждать от «звезд» какого-то индивидуального подхода. Я говорю не о медийных людях, а о профессионалах с наработанным и известным именем.

Влад: Одна из существенный частей сметы — это техническая составляющая. Что вы можете сказать про эту категорию подрядчиков?

Лео: В основном все предлагают одно и тоже. Очень мало креативных и нестандартных идей. Хотелось бы в этом вопросе тоже какого-то развития не только в рамках огромных бюджетов.

Кейт: Еще одна головная боль — это сроки. Когда отправляется запрос в несколько компаний и ответ приходится ждать около двух недель.

Влад: Как часто подрядчики просят у вас обратную связь о своей работе после того, как прошло мероприятие?

Анастасия Д.: В основном спрашивают. И мы тоже интересуемся, насколько комфортно работать с нами. Всегда стараемся обмениваться информацией, чтобы становится лучше.

Влад: Давайте попробуем составить универсальную формулу идеального подрядчика, который априори уже классный специалист. Понятно, что все очень разные, но все-таки должны быть и общие черты…

Лео: Я бы назвал эту черту «вовлеченность». Она максимально емко отражает и желание работать в команде, и стремление делать что-то новое и интересное, и возможность посвящать достаточно времени проекту и собственному развитию.

В беседе участвовали:

Ведущий: Влад Жадан
Мастерская свадеб: Kate&Leo (Екатерина и Леонид Науменко)
Свадебное агентство: Morozova Wedding (Анастасия Морозова)
Свадебное агентство: Пломбир Wedding (Анастасия Добровольская)