Форс-мажоры: к чему быть готовым и как решать стрессовые ситуации

В этой рубрике собраны ответы на самые популярные вопросы о подготовке к свадьбе, призванные существенно облегчить жизнь всем невестам и женихам — и тем, кто организовывает свой праздник самостоятельно, и тем, кто обращается за помощью в агентство. Наши эксперты — опытные свадебные профессионалы — честно рассказывают обо всем, что волнует молодоженов.

Энциклопедия

От непредвиденных обстоятельств на свадьбе не застрахован никто. Лучше всего с ними умеют справляться, конечно же, организаторы. Свадебные агентства рассказали нам о ситуациях, с которыми сталкивались, и поделились опытом их разрешения.

Форс-мажор: проблемы в работе с площадками

Из опыта свадебного агентства «Зерно»

Зачастую при организации требуется помощь в подборе вариантов размещения гостей, а при заселении выясняется, что забронированный номер гостиница вынуждена была отдать другому человеку, и, конечно, больше свободных номеров нет. Причину этих действий не понять, но такое случалось и с нами. Был случай, когда мы оставили за собой возможность бронирования всех номеров отеля нашими гостями и сами проводили тотальный контроль и курировали заселение. В итоге отелю был отправлен актуальный список необходимых номеров, который почему-то проигнорировался отделом бронирования. Нужные номера продали другим людям, не имеющим отношения к свадьбе. Профессиональная работа нашего руководителя направления гостевого сервиса грамотно решила этот вопрос лично с отделом бронирования.

Решение: Нужно делать предоплату за номер или держать в уме запасной вариант, накануне уточнив наполнение запасного отеля и сделав бронирование нескольких номеров без предоплаты.

Совет от свадебного агентства «Зерно»

Если на вашей свадьбе подразумевается размещение гостей, обращайтесь к услугам организаторов. Они знают тонкости гостиничного дела и смогут грамотно выйти из ситуации. Нюансов, которые могут возникнуть с ресторанами, очень много: не оказалось приборов для разрезания торта, перепутан тайминг фуршета и выноса блюд, нельзя использовать сценический дым или свечи. Организатор уточнит эти вопросы заранее, тогда как пара может о них до начала свадьбы даже не задумываться.

Форс-мажор: опоздание гостей

Из опыта свадебного организатора Надежды Караваевой

Совсем недавно на одной свадьбе, которая проходила летом в загородном клубе в Подмосковье, почти все гости опоздали на целых два часа из-за ремонта дороги. Сценарий свадьбы был под угрозой срыва.

Решение: Самое главное — оперативно сократить программу, не потеряв при этом основную концепцию. В рассказанном случае прибывших гостей занимал ведущий, а с артистами удалось договориться о переносе выступлений. Так у молодоженов появилось дополнительное время на фотосессию.

Совет от свадебного организатора Надежды Караваевой

Важно не забыть про вовремя прибывших гостей и создать максимально комфортные условия: еда, напитки и дружественная атмосфера. В нашем случае на велком отправился жених, чтобы пообщаться с гостями. А невеста в этот момент провела еще одну фотосессию и приготовилась к регистрации. Когда последние гости собрались, стоит сразу же начинать выездную церемонию. Программу вечера можно сократить, пожертвовав лишь интерактивами ведущего. Тогда все поздравления, подарки и сюрпризы будут воплощены в жизнь!

Форс-мажор: кто-то из команды подрядчиков не приехал

Из опыта свадебного агентства Fotin Family:

На одну из наших свадеб видеооператор приехал в ужасном самочувствии. Быстро стало понятно, что работать на свадьбе он вряд ли сможет.

Решение: Организаторы оперативно заменили видеографа, и съемка была спасена. Когда гости начали собираться в ресторане, их уже встречал новый оператор.

Совет от свадебного агентства Fotin Family:

К сожалению, никто не застрахован от разных аварий или проблем со здоровьем. Свадебная команда тоже. Никогда не будет лишним за день до свадьбы уточнить у другого фотографа, видеографа или ведущего про свободность даты. На случай, если вам резко понадобится замена подрядчика, вы будете знать, кто может вас спасти.

Форс-мажор: испорченный в дороге торт

Из опыта свадебного агентства Vinogradova Event

К выбору торта невеста подошла с особой тщательностью. Как обычно и случается в подобных ситуация, именно с ним и произошел несчастный случай. Вместо красивого высокого торта к нам приехал съехавший и с плоским боком… Машина доставки попала в аварию, и пострадали все торты, в том числе и наш.

Решение: Ситуацию может экстренно исправить кондитер, который приедет на площадку и восстановит торт.

Совет от свадебного агентства Vinogradova Event

Главное правило — заказывать торт на утро и ставить его в холодильник уже на площадке. В случае каких-то проблем будет время на их исправление. У нас в итоге торт был лучше, чем изначально, но потребовалось на это три часа работы кондитера.

Форс-мажор: непрофессионализм стилиста

Из опыта агентства Event Concept Wedding&Event Planners in Italy:

Интересный факт, который мы вывели для себя: самые большие проблемы всегда приходили с «личными стилистами невесты». Конечно, мы не говорим о профессионалах мирового топ-класса, которые умеют работать в любой обстановке и всегда следят за временем. Нет. Мы имеем в виду «подружек», «друга-мальчика-стилиста», которые никогда не работали в условиях четкого тайминга и стрессовых ситуаций. По причине безоговорочного доверия невеста обычно не делает пробный образ и тем более не обращает внимания на такой фактор, как время. Час задержки стилиста в салоне — это ничего страшного, но час задержки в рамках мероприятия может быть чреват потерей лучшего света для фотосессии или сдвигов в программе мероприятия, что означает возможный рост сметы за счет экстра-часов работы подрядчиков (фото- и видеогруппы, транспорта). На одной из свадеб стилист собирал невесту 6 часов вместо 3, заложенных по программе. При этом невесте было неудобно отказаться от услуги «стилиста-друга» и собраться с быстрыми профессионалами, которые были приглашены для гостей. Конечно, мы смогли более-менее нагнать программу, но, к сожалению, это произошло за счет сокращения фотосессий.

Решение: Проблем можно и нужно избежать, обратившись к проверенным профи от организаторов, а друзей приглашать только в качестве гостей.

Совет от агентства Event Concept Wedding&Event Planners in Italy:

Репетиция образа нужна для того, чтобы понять, как работает стилист: сколько ему требуется времени и качественный ли получился результат. Поэтому обязательно делать пробу образа заблаговременно до свадьбы, а также не стесняться говорить о том, что стоит исправить.

Форс-мажор: отключение электричества

Из опыта свадебного агентства Grace

Однажды у нас во время торжественной церемонии отключили электричество во всем отеле. Казалось бы, это самое страшное, что может произойти на свадьбе, — неожиданное выключение света и звука.

Решение: Ведущий сразу сориентировался, не показывая, что что-то пошло не по плану — наоборот, жестом и одной фразой поддержал атмосферу тишины и гармонии, а регистратор без микрофона продолжила читать текст. Если реакция профессионалов на стрессовую ситуацию занимает всего несколько секунд, то гости не успевают отвлечься на форс-мажор.

Совет от свадебного агентства Grace

Когда молодожены приходят к нам, мы не зря советуем проверенных партнеров. Потому что именно слаженная команда специалистов высокого уровня в форс-мажорных ситуациях найдет быстрое и верное решение. Им хватит нескольких взглядов друг на друга, чтобы понять, как действовать в следующую секунду. Также для пары важно заранее настроиться на то, что нужно с улыбкой относиться к подобным ситуациям. Нервы здесь ни к чему. Нервничать — это работа организаторов.

Форс-мажор: авария на площадке

Из опыта свадебного агентства Kamievent:

Наше агентство организовывало камерную новогоднюю вечеринку в стиле «The Great Gatsby» в винном бутике для продвинутой компании из 20 человек. На площадке в день мероприятия прямо перед сбором гостей происходит электрическая авария. Вырубается целая улица в центральном районе. Мы не понимаем, какие перспективы, не понимаем, как долго будут устранять последствия аварии.

Решение: Начинается велком. Света нет, зато вся площадка в свечах. Очень романтично и богемно. Музыки тоже нет, но есть телефон организатора, в памяти которого такие музыкальные подборки, которым может позавидовать любой диджей. А в ведре для льда звучит он довольно громко. Гостям очень понравилась такая атмосфера в самом начале вечера. Электричество дали как раз к концу мероприятия, но сотрудник агентства привез специальную колонку, которая может работать без электричества.

Совет от свадебного агентства Kamievent:

Любой недостаток можно сделать достоинством, тем самым выиграв время на корректировку ситуации.

Форс-мажор: пробки на дорогах

Из опыта свадебного агентства Event №1:

На открытие свадебного вечера из-за пробок на дороге не успевали Михаил Галустян и Сергей Светлаков, которые ехали из аэропорта.

Решение: Было принято решение найти и заказать известным артистам машину-сопровождение.

Совет от свадебного агентства Event №1:

Всегда полезно иметь в запасе пару часов на дорогу. Если получилось так, что гости или родственники не успевают на церемонию, включайте прямые трансляции в соцсетях, используйте мессенджеры — они насладятся волшебными мгновениями, а неприятная заминка с пробками сгладится.

Форс-мажор: свадьба за границей — трудности с авиарейсами

В этом году мы готовились к проведению свадьбы в Грузии. Заранее у нас была сформирована команда, подобран отель, куплены билеты всем подрядчикам, которые должны были вылетать из Москвы. За 1,5 месяца до свадьбы авиасообщение с Грузией закрыли. Большая часть команды должна были прилететь в день свадьбы в Тбилиси, добраться до нашего отеля в Кахетии и улететь обратно в Москву уже ночью, так как у всех были запланированы другие проекты. С учетом новых стыковочных рейсов это стало невозможно.

Решение: Программа всех дней и логистика были полностью пересмотрены. Часть команды вылетала раньше запланированного графика. Кавер-группа отменила вечерний концерт за день до проекта, чтобы успеть на самолет. Диджею и одному из музыкантов, которые не смогли скорректировать график, были найдены замены. Ведущий накануне работал на свадьбе, поэтому вылететь смог только ночью и преодолел большой путь с перелетом, длинным переездом и прохождением границы. Спустя полтора часа после прибытия на площадку он начал вести свадьбу. Из-за сложностей с рейсами команды и гостей организаторами была разработана детальная трансферная логистика на все 4 дня свадьбы, но к моменту Х все были на месте.

Если есть риск, что ситуация быстро не изменится, то не стоит терять время на ожидание. Первое, что нужно сделать, — это не паниковать, попусту тратя время. Также не стоит недооценивать профессиональную команду: те, кто действительно дорожит своим именем и репутацией, всегда готовы сделать все возможное для осуществления мечты молодоженов.

Форс-мажор: технические неполадки

Из опыта свадебного агентства Artrooms:

Был один случай, когда на сложную программу мы скоммутировали серьезное техническое оборудование. Нам привезли много звука, свет, большой светодиодный экран. Грамотные техники развели подключение по разным электрическим линиям. Но в какой-то момент, когда гости попросили включить кондиционирование помещения на полную мощность, произошел скачок напряжения и выключились колонки, то есть пропал звук. В это время на экране транслировалось видео, созданное молодоженами.

Решение: Пока устранялась неполадка, ведущие выручили ситуацию и начали хлопать в такт музыке, а гости стали не только хлопать, но еще и подпевать, получилось очень душевно. Если на площадке работают хорошие техники, то такая проблема устраняется за 5 минут.

Совет от свадебного агентства Artrooms:

Если на свадьбе планируется реализовать сложные технические задачи, очень важно работать с профессиональными и опытными подрядчиками. Сбои в техническом обеспечении бывают, от этого никто не застрахован. А в их быстром и своевременном устранении и заключается мастерство. Чтобы убедиться в профессионализме, спрашивайте, какие бывают сложности на мероприятии и как специалисты их решают. Всегда имейте в запасе план «Б». Если вдруг на свадьбе случился форс-мажор, самым правильным для молодоженов будет сохранять спокойствие и хорошее настроение. Гости не замечают, если что-то идет не по плану. А вот настроение невесты у всех на виду!

Форс-мажор: изменение количества гостей в последний момент

Из опыта свадебного агентства «Зерно»

На свадьбе было много гостей и состав менялся постоянно. Итоговый список мы корректировали в ночь перед свадьбой, и там не оказалось одного очень важного человека.

Решение: профессиональные декораторы и организаторы имеют запасные предметы сервировки и оформления, чтобы оперативно подготовить еще одно-два места.

Совет от свадебного агентства «Зерно»

Если вы сами занимаетесь организационными вопросами с гостями, поставьте себе дедлайн по вопросу состава приглашенных и во что бы то ни было старайтесь его придерживаться.

Форс-мажор: проблемы с оборудованием

Из опыта свадебного агентства Event №1:

Во время свадебного танца у подрядчика впервые в истории потекла дым-машина. О чем мы узнали, когда дым стал развеиваться, и вместо белоснежного пола появилась огромная лужа. Шатер буквально заполнился водой.

Решение: Организаторы вместе с ведущим в игровой форме вывели гостей на летнюю террасу, где они веселились и участвовали в интересном интерактиве. Тем временем команда быстро решила проблему с водой, и через пять минут пол в шатре стал сухим и еще более белоснежным.

Совет от свадебного агентства Event №1:

Составьте список полезных контактов, где в том числе будут номера мастеров, которые смогут исправить поломку или быстро доставить аналогичное оборудование.

Форс-мажор: комары в загородных ресторанах у воды

Из опыта свадебного агентства Kamievent:

Свадьба проходила в нереально живописном месте у воды, и все было бы замечательно, если бы не одно но…. Вечером резко налетело столько комаров, что это было просто ужасно. К сожалению, если это не премиальная площадка, то на ней нет специальных устройств по отлавливанию насекомых. Этот маленький нюанс может испортить впечатление гостей от волшебного вечера.

Решение: подготовить спреи от комаров и другие полезные средства для защиты от насекомых.

Совет от свадебного агентства Kamievent:

У нас есть волшебный чемодан с разными полезностями — от ниток до специальных салфеток, которые могут вывести пятно с платья невесты, или силиконового пластыря от мозолей. Согласитесь, невеста, которая на своей свадьбе будет покусана комарами, с мозолями от новых туфлей, да еще, не дай Бог, с пятном на платье, испытает кучу «положительных» эмоций в свой самый важный день. Если у вас есть возможность, приглашайте организатора вашего торжества, или, если нет бюджета, хотя бы координатора в сам день праздника.

Свадебные профессионалы:

Читайте больше статей на самые актуальные и волнующие темы о подготовке к свадьбе.

«Зерно»

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио7 статей

«Зерно» – проект нового поколения, созданный командой успешных профессионалов с большим опытом в свадебной и event-индустрии. Зерно предлагает рынку свадьбы нового поколения –  события, где есть место эксперименту и неординарному решению. Команда кладет в основу концепции магию, что соединяет двух людей, и грамотно интегрирует приёмы режиссуры в канву мероприятия так, чтобы ясно чувствовалась идея, и при этом не терялась атмосфера свадьбы.

Nadezhda Karavaeva Weddings&Events Свадебное агентство TOP 50 Смотреть видеодосье
Портфолио15 статей

Команда Надежды Караваевой – это талантливые и преданные своего делу девушки, которые любят каждый проект и выполняют его оперативно, профессионально, с душой и полной отдачей.

Fotin Family

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио11 статей

Fotin Family – первое в Москве бесплатное свадебное агентство. Его деятельность существует за счёт агентских вознаграждений от подрядчиков, поэтому каждая пара, независимо от бюджета, теперь имеет возможность получить экспертную поддержку и помощь настоящих профессионалов. В Fotin Family специалисты подбираются исключительно под пару, и каждое  событие готовит уникальная команда. 

Vinogradova Event

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио6 статей

Свадебное агентство Vinogradova Event организует под ключ свадьбы любого масштаба. В их записной книге лучшие специалисты свадебной сферы, знаменитости с федеральных каналов и просто талантливые артисты. Vinogradova Event создает атмосферные свадьбы, которые можно не только увидеть, но и почувствовать, получив удовольствие от каждого мгновения. 

Event Concept Wedding&Event Planners in Italy

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио6 статей

Законодатель моды в итальянской свадебной индустрии, Event Concept создает мероприятия с 2012 года по всей стране, от Тосканы до Капри и Сицилии. Команда базируется на озере Комо, что славится своей природой и великолепными виллами у озера. В портфолио Event Concept уникальные события, от небольших семейных ужинов до масштабных торжеств. Итальянская dolce vita — их жизненная философия и идеал свадебной атмосферы.

Grace

Свадебное агентство TOP 50
ПрофильНа Горько!5 статей

Свадебное агентство Grace — это свадьбы, в которых чувства и эмоции переплетаются со стилем и изысканностью, превращаясь в целую семейную историю. Агентство создает события высокого уровня, с трепетом относясь к каждому гостю. Команда Grace готова выйти за пределы стандартов и предложить интересные решения и уникальные места по России и всему миру. Дом Grace всегда открыт для новых встреч и знакомств.

Kamievent

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио7 статей

Команда Kamievent создает индивидуальные истории, любит и уважает свадебные традиции всех народов мира и с легкостью совмещает их с современными свадебными тенденциями, смело выходит за рамки и экспериментирует. Для Kamievent главное — почувствовать пару и передать ее ощущения на свадьбе, создать атмосферу. Агентство специализируется на режиссуре, все их свадьбы неповторимы и уникальны.

Event №1

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио5 статей

Event №1 — крепкий союз профессионалов с более чем 10-летним опытом в wedding и fashion индустрии. В активе агентства сотни проектов, многие из которых становятся образцами для совершенствования мастерства коллег по всему миру. Event№ 1 откроет для вас уникальный мир fashion-свадеб, территорию, где мода и любовь соединяются воедино. Можете быть уверены: вашу уникальную историю не просто увидят, а прочувствуют.

Свадебная студия Ольги Купцовой Свадебное агентство TOP 50 Смотреть видеодосье
Портфолио13 статей

Свадебная студия Ольги Купцовой уже 9 лет воплощает в жизнь мечты пар об идеальной свадьбе, вдохновляясь счастливыми и неповторимыми историями любви. Визитная карточка студии — индивидуальный подход к каждому клиенту, который позволяет создавать душевные и стильные праздники, отражающие внутренний мир каждой пары. Формула успеха команды — колоссальный опыт и страсть к любимому делу.

Artrooms

Свадебное агентство TOP 50
Портфолио9 статей

Artrooms — компания специалистов с опытом в сфере организации событий около 10 лет. Агентство придерживается современного подхода к организации без шаблонов и стереотипов. Их задача — воплотить идеи и мысли в жизнь таким образом, чтобы это «работало» для всех поколений. В Artrooms любят создавать и дарить эмоции, щедро приправленные уникальной идеей, красивой подачей и насыщенным ярким вкусом.