Форс-мажоры: к чему быть готовым и как решать стрессовые ситуации

Зачастую при организации требуется помощь в подборе вариантов размещения гостей, а при заселении выясняется, что забронированный номер гостиница вынуждена была отдать другому человеку, и, конечно, больше свободных номеров нет. Причину этих действий не понять, но такое случалось и с нами. Был случай, когда мы оставили за собой возможность бронирования всех номеров отеля нашими гостями и сами проводили тотальный контроль и курировали заселение. В итоге отелю был отправлен актуальный список необходимых номеров, который почему-то проигнорировался отделом бронирования. Нужные номера продали другим людям, не имеющим отношения к свадьбе. Профессиональная работа нашего руководителя направления гостевого сервиса грамотно решила этот вопрос лично с отделом бронирования.

Если на вашей свадьбе подразумевается размещение гостей, обращайтесь к услугам организаторов. Они знают тонкости гостиничного дела и смогут грамотно выйти из ситуации. Нюансов, которые могут возникнуть с ресторанами, очень много: не оказалось приборов для разрезания торта, перепутан тайминг фуршета и выноса блюд, нельзя использовать сценический дым или свечи. Организатор уточнит эти вопросы заранее, тогда как пара может о них до начала свадьбы даже не задумываться.

Совсем недавно на одной свадьбе, которая проходила летом в загородном клубе в Подмосковье, почти все гости опоздали на целых два часа из-за ремонта дороги. Сценарий свадьбы был под угрозой срыва.

Важно не забыть про вовремя прибывших гостей и создать максимально комфортные условия: еда, напитки и дружественная атмосфера. В нашем случае на велком отправился жених, чтобы пообщаться с гостями. А невеста в этот момент провела еще одну фотосессию и приготовилась к регистрации. Когда последние гости собрались, стоит сразу же начинать выездную церемонию. Программу вечера можно сократить, пожертвовав лишь интерактивами ведущего. Тогда все поздравления, подарки и сюрпризы будут воплощены в жизнь!

На одну из наших свадеб видеооператор приехал в ужасном самочувствии. Быстро стало понятно, что работать на свадьбе он вряд ли сможет.

К сожалению, никто не застрахован от разных аварий или проблем со здоровьем. Свадебная команда тоже. Никогда не будет лишним за день до свадьбы уточнить у другого фотографа, видеографа или ведущего про свободность даты. На случай, если вам резко понадобится замена подрядчика, вы будете знать, кто может вас спасти.

К выбору торта невеста подошла с особой тщательностью. Как обычно и случается в подобных ситуация, именно с ним и произошел несчастный случай. Вместо красивого высокого торта к нам приехал съехавший и с плоским боком… Машина доставки попала в аварию, и пострадали все торты, в том числе и наш.

Главное правило — заказывать торт на утро и ставить его в холодильник уже на площадке. В случае каких-то проблем будет время на их исправление. У нас в итоге торт был лучше, чем изначально, но потребовалось на это три часа работы кондитера.

Интересный факт, который мы вывели для себя: самые большие проблемы всегда приходили с «личными стилистами невесты». Конечно, мы не говорим о профессионалах мирового топ-класса, которые умеют работать в любой обстановке и всегда следят за временем. Нет. Мы имеем в виду «подружек», «друга-мальчика-стилиста», которые никогда не работали в условиях четкого тайминга и стрессовых ситуаций. По причине безоговорочного доверия невеста обычно не делает пробный образ и тем более не обращает внимания на такой фактор, как время. Час задержки стилиста в салоне — это ничего страшного, но час задержки в рамках мероприятия может быть чреват потерей лучшего света для фотосессии или сдвигов в программе мероприятия, что означает возможный рост сметы за счет экстра-часов работы подрядчиков (фото- и видеогруппы, транспорта). На одной из свадеб стилист собирал невесту 6 часов вместо 3, заложенных по программе. При этом невесте было неудобно отказаться от услуги «стилиста-друга» и собраться с быстрыми профессионалами, которые были приглашены для гостей. Конечно, мы смогли более-менее нагнать программу, но, к сожалению, это произошло за счет сокращения фотосессий.

Репетиция образа нужна для того, чтобы понять, как работает стилист: сколько ему требуется времени и качественный ли получился результат. Поэтому обязательно делать пробу образа заблаговременно до свадьбы, а также не стесняться говорить о том, что стоит исправить.

Однажды у нас во время торжественной церемонии отключили электричество во всем отеле. Казалось бы, это самое страшное, что может произойти на свадьбе, — неожиданное выключение света и звука.

Когда молодожены приходят к нам, мы не зря советуем проверенных партнеров. Потому что именно слаженная команда специалистов высокого уровня в форс-мажорных ситуациях найдет быстрое и верное решение. Им хватит нескольких взглядов друг на друга, чтобы понять, как действовать в следующую секунду. Также для пары важно заранее настроиться на то, что нужно с улыбкой относиться к подобным ситуациям. Нервы здесь ни к чему. Нервничать — это работа организаторов.

Наше агентство организовывало камерную новогоднюю вечеринку в стиле «The Great Gatsby» в винном бутике для продвинутой компании из 20 человек. На площадке в день мероприятия прямо перед сбором гостей происходит электрическая авария. Вырубается целая улица в центральном районе. Мы не понимаем, какие перспективы, не понимаем, как долго будут устранять последствия аварии.

Любой недостаток можно сделать достоинством, тем самым выиграв время на корректировку ситуации.

На открытие свадебного вечера из-за пробок на дороге не успевали Михаил Галустян и Сергей Светлаков, которые ехали из аэропорта.

Всегда полезно иметь в запасе пару часов на дорогу. Если получилось так, что гости или родственники не успевают на церемонию, включайте прямые трансляции в соцсетях, используйте мессенджеры — они насладятся волшебными мгновениями, а неприятная заминка с пробками сгладится.

В этом году мы готовились к проведению свадьбы в Грузии. Заранее у нас была сформирована команда, подобран отель, куплены билеты всем подрядчикам, которые должны были вылетать из Москвы. За 1,5 месяца до свадьбы авиасообщение с Грузией закрыли. Большая часть команды должна были прилететь в день свадьбы в Тбилиси, добраться до нашего отеля в Кахетии и улететь обратно в Москву уже ночью, так как у всех были запланированы другие проекты. С учетом новых стыковочных рейсов это стало невозможно.

Если есть риск, что ситуация быстро не изменится, то не стоит терять время на ожидание. Первое, что нужно сделать, — это не паниковать, попусту тратя время. Также не стоит недооценивать профессиональную команду: те, кто действительно дорожит своим именем и репутацией, всегда готовы сделать все возможное для осуществления мечты молодоженов.

Был один случай, когда на сложную программу мы скоммутировали серьезное техническое оборудование. Нам привезли много звука, свет, большой светодиодный экран. Грамотные техники развели подключение по разным электрическим линиям. Но в какой-то момент, когда гости попросили включить кондиционирование помещения на полную мощность, произошел скачок напряжения и выключились колонки, то есть пропал звук. В это время на экране транслировалось видео, созданное молодоженами.

Если на свадьбе планируется реализовать сложные технические задачи, очень важно работать с профессиональными и опытными подрядчиками. Сбои в техническом обеспечении бывают, от этого никто не застрахован. А в их быстром и своевременном устранении и заключается мастерство. Чтобы убедиться в профессионализме, спрашивайте, какие бывают сложности на мероприятии и как специалисты их решают. Всегда имейте в запасе план «Б». Если вдруг на свадьбе случился форс-мажор, самым правильным для молодоженов будет сохранять спокойствие и хорошее настроение. Гости не замечают, если что-то идет не по плану. А вот настроение невесты у всех на виду!

На свадьбе было много гостей и состав менялся постоянно. Итоговый список мы корректировали в ночь перед свадьбой, и там не оказалось одного очень важного человека.

Если вы сами занимаетесь организационными вопросами с гостями, поставьте себе дедлайн по вопросу состава приглашенных и во что бы то ни было старайтесь его придерживаться.

Во время свадебного танца у подрядчика впервые в истории потекла дым-машина. О чем мы узнали, когда дым стал развеиваться, и вместо белоснежного пола появилась огромная лужа. Шатер буквально заполнился водой.

Составьте список полезных контактов, где в том числе будут номера мастеров, которые смогут исправить поломку или быстро доставить аналогичное оборудование.

Свадьба проходила в нереально живописном месте у воды, и все было бы замечательно, если бы не одно но…. Вечером резко налетело столько комаров, что это было просто ужасно. К сожалению, если это не премиальная площадка, то на ней нет специальных устройств по отлавливанию насекомых. Этот маленький нюанс может испортить впечатление гостей от волшебного вечера.

У нас есть волшебный чемодан с разными полезностями — от ниток до специальных салфеток, которые могут вывести пятно с платья невесты, или силиконового пластыря от мозолей. Согласитесь, невеста, которая на своей свадьбе будет покусана комарами, с мозолями от новых туфлей, да еще, не дай Бог, с пятном на платье, испытает кучу «положительных» эмоций в свой самый важный день. Если у вас есть возможность, приглашайте организатора вашего торжества, или, если нет бюджета, хотя бы координатора в сам день праздника.